La comptabilització de l'inventari de combustible requereix un mètode funcional de mesura volumètrica, tant en rebre com en emetre combustible. Els factors ambientals poden provocar una escassetat d'inventari percebuda; per exemple, a altes temperatures, alguns dels carburants en dipòsits no presurizados poden vaporitzar i, per tant, no estar disponibles per al mesurament de volum de líquid, o fins i tot escapar quan el vaixell s'obre per fer un mesurament manual. D'altra banda, el clima fred pot causar contracció de volum en estoc de combustible líquid. La prevenció del robatori, encara que l'ús de mecanismes de bloqueig és també important per mantenir un inventari precís de combustible.
Registre les transaccions de combustible en un diari de registre. Les empreses amb ubicacions múltiples haurien de tenir un diari de registre per a cada ubicació de distribució, actualitzada periòdicament pel personal administratiu del lloc. Els conductors de la companyia haurien de mantenir un diari de registre d'operacions de combustible personal. Els vehicles compartits haurien de tenir el seu propi registre, a més dels registres de controladors independents, de manera que els dos conjunts de dades es puguin referenciar posteriorment. Els llibres de registre del vehicle i el conductor també han d'incloure la distància recorreguda cada dia per controlar l'eficiència dels combustibles.
Combine periòdicament les dades dels llibres de registre en un full de càlcul de l'ordinador per formar una imatge més gran de l'ús del combustible organitzatiu. Les empreses amb dipòsits de combustible poden utilitzar les dades del registre de dades per determinar quant combustible roman en estoc.
Comproveu manualment i registreu el combustible real en emmagatzematge periòdicament utilitzant tant els indicadors mecanitzats com un dispositiu manual. Si comparem l'estoc de combustible real a l'estimació del full de càlcul basat en registres, es pot alertar a l'empresa d'equips o robatoris de bomba defectuosos. Segons Cantest Solutions Inc., l'evaporació del combustible no hauria de tenir com a conseqüència una discrepància de mesurament superior a 0.125% fins i tot en un dia d'estiu mitjà. Les discrepàncies significativament superiors a això poden indicar un problema.
Bloqueja bombes i tapes de gas en tot moment quan no estigui en ús. Això evita la contracció de l'inventari a causa del robatori.
Compara les dades d'un mes a un altre utilitzant les dades dels llibres de registre i els fulls de càlcul. La referenciació de les dades pot revelar tendències sobre l'ús del combustible, i fins i tot pot proporcionar un indicador útil per al manteniment del vehicle, ja que els registres faran un seguiment del consum de combustible de cada vehicle.
Consells
-
La creació de diversos fulls de càlcul basats en les dades del registre de dades pot permetre que el personal de comptabilitat faci un seguiment de diferents factors rellevants per a l'empresa. Algunes empreses, com ara una estació de servei de gasolina, poden contenir-se per registrar combustible senzill i alimentar els informes, mentre que els negocis que utilitzen els vehicles de la flota poden obtenir una visió útil de manteniment i presentació de registres més complexos.
Avís
És important prendre lectures manuals de tant en tant, especialment quan es gestionen dipòsits de combustible subterranis. Els dispositius de lectura mecanitzats poden fallar i els dipòsits poden filtrar-se, el que significa que la prova de volum senzilla amb un regulador de mesurament pot atrapar un problema abans que es bifurca en una cosa més greu.
