Tots hem treballat en oficines caòtiques: els papers i altres materials s'han apilat a pilars, el personal es frustra i no està segur de les seves responsabilitats, i la gestió no està satisfeta amb el que el personal està fent. Com es pot fer sense funcionar l'oficina? Tenir procediments clars per al seguiment del personal ajudarà a que tot entri en el seu lloc: tindreu una oficina més neta, un personal més feliç i més productiu i millors directius en molt poc temps.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Paper
-
Quadern
Crea un protocol
Recerca de les àrees de l'organització que no estan clares escrivint un personal d'enquestes i estudis. Demaneu al personal què no està clar, tant si és el seu paper i les seves responsabilitats, com a qui informen o com fer certs procediments correctament.
Creeu un manual d'empleats basat en el que els empleats necessiten aclarir. Inclou també les polítiques estàndard de l'empresa, inclosa la informació sobre l'entorn d'oficina. El personal necessita saber que els documents s'han d'emmagatzemar de manera oportuna, redreçar els taulells abans de sortir del treball i fer la seva part per crear un espai de treball net.
Creeu procediments operatius estàndard o SOPs. Els SOPs són instruccions escrites que defineixen qui, què, on, per què i com de cada tasca. Creeu un SOP per a cada tasca que vulgueu que seguiu el personal. Incloeu un paràgraf resum sobre el procés, instruccions pas a pas sobre com fer-ho, i una llista de recursos si necessiten més informació. Inclogui una data futura, de 6 a 12 mesos, quan es revisi i actualitzi aquest SOP. També s'inclou el nom i les dades de contacte de la persona de l'organització responsable d'aquest procediment, d'aquesta manera, el personal sap a qui contactar per obtenir més informació. Col·loqueu tots els SOP en un bloc de notes i feu que aquest sigui accessible a tot el personal perquè busquin un procediment si necessiten comprovar-ne una. Escriure nous SOP per a nous procediments que sorgeixen i afegir-los al llibre.
Entrenar personal i organitzar-se
Doneu el manual d'empleats a tots els empleats actuals tan aviat com hàgim acabat i als nous empleats quan els contractin. Els empleats poden millorar la manera com s'executa l'oficina si saben el que s'espera d'ells.
Capaciteu els empleats en tots els SOP que els apliquin. Feu que la persona del personal que sigui responsable del procediment formi un altre personal d'un a un o en grup. Entren al personal de tots els procediments després de desenvolupar-los, de manera que el personal està clar del que s'espera d'ells en fer aquest procediment.
Mantingui un dia de neteja tot el personal per organitzar l'oficina. Això no s'hauria de fer sovint. Després de llegir el manual de l'empleat i formar-se en els nous SOPs, el personal ha de tenir una idea clara de què fer.
Consells
-
Prengui personal en un refugi fora de l'oficina per a una formació addicional.
