El desenvolupament de procediments d'oficina beneficia la vostra oficina o negoci ajudant-lo i al vostre equip directiu a estandarditzar operacions específiques. Els procediments d'oficina ajuden a mantenir l'excel·lència en el servei i serveixen com a guia que proporciona la informació necessària per garantir la qualitat del servei. La creació de procediments clars i precisos es pot assolir seguint la seqüència senzilla de planificar el contingut, escriure els procediments, produir un manual o una guia i fer el seguiment de totes les revisions realitzades als procediments. Els procediments d'oficina es poden escriure per a una funció específica de l'oficina o per a la gestió de tota l'oficina.
Articles que necessiteu
-
Gravadora de cinta (opcional)
-
Quadern i processador de text
-
Calendari o planificador
Escrigui per què està escrivint els procediments i qui utilitzarà els procediments. Identifiqueu amb quina freqüència s'utilitzaran els procediments o seccions dels procediments. Estar específicament us ajuda a concentrar-vos i a estructurar l'esforç de documentació.
Creeu un cronograma per recollir informació sobre quines tasques es duen a terme i la freqüència amb que es completen les tasques. Entrevistar els experts en tasques i gravar els passos realitzats per completar cada activitat dins d'una tasca. Si creeu els passos des de zero, dibuixeu un diagrama de flux senzill del personal dels passos que segueix de principi a fi per completar la tasca.
Determineu quan es lliurarà el document i si es farà en paper o en format en línia. Per a propòsits pràctics, els procediments en paper són ideals perquè serveixen com a guia de referència fàcil i són útils durant la formació de procediments. Tenir una estructura de fitxers i una simple convenció de nomenclatura de fitxers és útil quan es creen procediments.
Divideix els procediments en seccions segons la funció. La creació de tasques específiques de funció assigna un rol i responsabilitat a una persona o departament que ha de completar la tasca.
Escriviu els passos de procediment necessaris per completar cada tasca. Usant les notes d'entrevista escrites o gravades al pas 2, escriviu l'activitat en ordre perquè qualsevol pugui completar l'activitat i la tasca amb èxit. Després de documentar completament les tasques, realitzeu un corrector ortogràfic i reviseu el contingut complet. És ideal per a que un o dos experts consultin l'esborrany del document per obtenir-ne l'exactitud.
Feu les correccions necessàries i feu un esborrany final o final. Tenint en compte la data de lliurament del document, realitzeu una verificació final del document i, a continuació, produïu el document final per a la impressió o la referència en línia. Feu que la còpia es col·loqui en un aglutinador de tres anells per substituir fàcil la pàgina quan es realitzin les actualitzacions.
Consells
-
L'ús de qualsevol informació existent o diagrames de flux de tasques reduirà el temps necessari per completar el desenvolupament de procediments i ajudarà a garantir que es minimitzin els errors operatius.
De mitjana, triguen sis setmanes a completar la documentació i el procés de revisió.
