Les polítiques i els procediments són importants per a un negoci perquè, tal com explica el Departament de Salut i Famílies d'Austràlia, defineixen com s'ha d'operar una empresa i identificar el punt de vista moral, ètic i legal de l'empresa. La millora de polítiques i procediments pot afavorir la productivitat d'una empresa i les relacions internes i externes. Això, al seu torn, es tradueix en millors ingressos i l'èxit empresarial en general.
Identificar els objectius del negoci. Tot en les polítiques i procediments ha de reflectir aquests objectius.
Reviseu les polítiques i els procediments actuals per esbrinar si estan actualitzats i complir els objectius de l'empresa.
Realitzar reunions formals i informals d'empleats, entrevistes i enquestes per obtenir informació sobre el que els empleats senten que han d'estar en les polítiques i els procediments. És possible que la gestió tingui vistes diferents sobre el que és important per a polítiques i procediments. Incloure visites d'empleats elimina el risc de tenir polítiques i procediments que no compleixin les necessitats dels empleats.
Investigueu les lleis aplicables a les operacions comercials. Aquestes lleis poden canviar amb el pas del temps. El manual de polítiques i procediments actuals hauria de reflectir la versió actual de les lleis i definir clarament com aquestes lleis afecten els protocols.
Dividiu les polítiques i els procediments en dues seccions. La primera secció ha d'esbossar els protocols que s'apliquen a tots els empleats. La segona secció ha de ser subdividida pel departament i detallar les normes que s'apliquen a cada apartat de la companyia. Això permet als empleats trobar dades relatives al seu treball molt ràpidament.
Trieu un format per a les polítiques i els procediments revisats que sigui conciso i no deixi que els lectors flectin tot el manual.
Desenvolupeu i desenvolupeu l'esquema de cada secció. Pregunteu-vos si les descripcions de serveis i llocs de treball són clares i les ha revisat una comissió per identificar qualsevol àrea d'ambigüitat.
Reviseu les polítiques i els procediments per a les 7 C. Tal com es descriu Chris Anderson de work.com, els 7 C inclouen el context (les inclusions són rellevants), la coherència (termes utilitzats de la mateixa manera), la integritat (sense llacunes d'informació), el control (els termes detallen els objectius de la companyia i l'autoritat), el compliment (els termes mostren com complir amb les regles i sancions), la correcció (sense errors tipogràfics, ortografia o errors gramaticals) i la claredat (sense ambigüitat).
Tenir les polítiques i els procediments revisats per experts fora de l'empresa. Per exemple, un advocat pot examinar les polítiques i els procediments per assegurar-se que no continguin buits o responsabilitats legals.
Consells
-
Mantingueu en compte els diferents estils d'aprenentatge a l'hora de construir les polítiques i els procediments. Assegureu-vos d'incloure gràfics i representacions visuals per ajudar els més aprenents gràfics.
