La simplificació de polítiques i procediments en un entorn empresarial pot ser un procés difícil. Ja sigui que la companyia sigui una planta de fabricació o simplement una petita oficina, es beneficiarà enormement de la racionalització de totes les polítiques i procediments a què l'empresa es compromet. Aquest projecte és difícil per a una sola persona per gestionar a gran escala. Com que aquest procés requereix l'estudi de tots els nivells de l'empresa, pot trigar diversos anys abans que la tasca estigui completament completa.
Investigueu totes les polítiques i els procediments que es produeixen a la vostra empresa o a l'empresa en què treballa. Pren diversos dies per observar cada departament de l'empresa i quines polítiques i procediments fan cada dia.
Tome nota de tots els procediments i polítiques que són redundants o alentir la productivitat dels empleats. Esbrineu quant de temps triga a obtenir l'aprovació de tasques, juntament amb qualsevol llicència, notaris o permisos dels tribunals.
Avalueu cada política i procediment d'eficàcia, eficiència i necessitat de costos.
Realitzeu un nou pla de política i procediment que elimini qualsevol tasca, aprovació o documentació innecessària d'administració. Per exemple, els empleats poden introduir dades en un full de càlcul i enviar-lo per correu electrònic en comptes d'imprimir una còpia impresa.
Tome nota dels processos duplicats que es produeixen a l'empresa, com ara la revisió d'un projecte de diverses persones. Elimineu tants passos duplicats com sigui possible. Per exemple, un projecte que revisen diverses persones només pot necessitar una revisió qualificada.
Pregunteu als empleats, directius i fins i tot als socis externs que treballin amb l'empresa sobre el que canviaran sobre les polítiques i els procediments d'aquesta empresa. Això pot provocar moltes polítiques defectuoses per il·luminar i ajudar a fer que una empresa amb la qual tots els nivells estiguin satisfets.
Trobeu la manera més ràpida i senzilla de completar tasques observant diversos empleats que realitzen la mateixa tasca. Una vegada que descobreixi la manera ideal de realitzar aquesta tasca, capaciteu a tots els altres empleats per completar la tasca d'aquesta manera.
Repare i actualitzeu tots els equips, màquines i ordinadors de l'empresa. Això reduirà el temps improductiu i ajudarà a accelerar el procés final.
Inspeccioneu tots els manuals i documents de formació. Simplifiqui tot l'idioma i redueixi totes les parts innecessàries del manual per proporcionar un estàndard clar i conciso per completar tasques.
Recopileu totes les dades i, a continuació, creeu una proposta per eliminar polítiques i procediments innecessaris. Presentar les dades als propietaris de l'empresa perquè puguin determinar quins canvis s'han d'implementar.
