Escriure un rebut a mà pot semblar passat de moda o fins i tot pretensiós, però els clients valoren el fet d'haver pres aquest esforç addicional per garantir que tinguin un registre de les seves despeses. Fins i tot les empreses amb comprovacions automàtiques a vegades experimenten interrupcions en el subministrament elèctric i fallades en el servei d'Internet. En lloc de perdre negocis, podeu escriure un rebut per a la venda de productes a mà si no es tracta de compres a gran volum.
Per què proporcionar rebuts?
Proporcionar rebuts exactes té molts avantatges per als vostres clients i vosaltres, el comerciant. La pràctica protegeix la vostra reputació com a comerciant o proveïdor de serveis. El resguard de vendes que proporcioneu mostra al vostre client que ha rebut tots els béns i serveis que han comprat, al preu correcte. El rebut també documenta les preferències específiques del client. El seguiment de les preferències dels clients i els patrons de compra us ajuda a fer el seguiment de l'inventari i restringir el pla.
A més de mantenir el compliment de l'IRS i els estàndards de la indústria, proporcionar rebuts exactes també fa el següent:
- Protegeix als vostres empleats d'acusacions falses de pràctiques injustes o deshonestes.
- La pràctica facilita la resolució de conflictes.
- La prestació de rebuts ajuda a establir dates de venciment i caducitat de la garantia.
Com escriure un rebut de pagament
A efectes de l'IRS, cada rebut de pagament de la despesa comercial ha d'incloure el dia, mes i any en què es va realitzar la transacció, una llista de tots els elements comprats o serveis subministrats i l'import total pagat. Els estàndards de la indústria per a empreses indiquen que també inclouen el nom de la vostra empresa i la informació de contacte juntament amb el mètode de pagament utilitzat, ja sigui en efectiu, xec bancari, targeta de crèdit o transferència de fons electrònics.
Es reben un requisit legal?
En molts estats, els propietaris han de proporcionar un rebut de lloguer per escrit si l'inquilí ho demana, independentment dels mitjans de pagament que utilitza l'arrendatari. Alguns estats només requereixen rebuts per a compres per sobre d'una quantitat específica de dòlars. Fins i tot en una ciutat que no té aquests requisits legals, però, la millor pràctica de la indústria dicta que proporcioneu un rebut de cada transacció. Una simple "Voleu rebre el vostre rebut?" compleix amb qualsevol obligació legal o industrial en aquells estats que no requereixin que els proporcioneu.
Quin és el significat de la prova del pagament?
El comprovant del pagament inclou el rebut original de compra, els xecs cancel·lats, els extractes bancaris i els extractes de la targeta de crèdit. La pàgina de confirmació de la transacció o un correu electrònic de confirmació també pot ser prova de pagament si inclou la data, una llista de tots els elements o serveis adquirits i la forma de pagament específica que es va utilitzar per completar la compra.
Com escriure manualment un rebut de pagament
Ja sigui que utilitzeu una plantilla de rebut o no, seguiu aquests passos per escriure un rebut compatible:
- Escriu un número de rebut a l'extrem superior dret del rebut. Per evitar donar al client el mateix número de transacció, comenceu amb el número 001 i continueu-hi. Sempre que també inclogui la data d'avui, podeu utilitzar aquests mateixos números l'endemà.
- Escriu el nom de la vostra empresa i la informació de contacte a l'extrem superior esquerre. Incloeu el vostre telèfon comercial, fax, adreça de correu electrònic i lloc web, juntament amb el vostre horari comercial. Aquesta informació no només ajudarà al client a determinar si la compra era o no una despesa comercial, però el client pot transmetre la seva adreça i les seves hores de treball a amics i familiars.
- Salteu una línia i comenceu a enumerar tots els elements comprats, juntament amb una breu descripció de cadascun, i acabant amb el preu de compra de l'element a l'extrem dret.
- Proporcioneu un total de preu total abans de restar qualsevol cupó. Després d'això, agafeu els descomptes i proporcioneu el nou total. Afegiu un impost a les vendes. Afegiu càrrecs d'enviament i de manipulació també si aquesta no és una compra a la botiga.
- Finalment, escriviu el mètode de pagament utilitzat i el nom del client a l'última línia del rebut o des d'on diu "rebut". Doneu al client una còpia i mantingueu l'altra per als vostres registres.
