Per assegurar-se que compleixen amb les regulacions del Servei d'Impostos Interns (IRS) i les lleis estatals i locals, les empreses han d'incloure informació crucial sobre els empleats i la companyia en els seus sistemes de nòmines. La configuració i execució dels diferents components que componen un sistema de nòmines requereix la deguda diligència i el coneixement adequat de la legislació fiscal. Com a conseqüència d'això, és habitual que les empreses contractin un consultor extern, comptabilitzador o servei de nòmines per dipositar pagaments d'impostos, processar W-2s, gestionar plans de jubilació i assegurances i realitzar altres funcions relacionades amb la nòmina.
Informació dels empleats
Durant el nou procés de lloguer, les empreses han de recollir informació, com ara l'assegurança mèdica i els formularis W-4 per determinar què s'ha de deduir del xec de pagament de l'empleat. Aquests formularis també proporcionen als empresaris informació crucial, com ara el número de la Seguretat Social del treballador i la seva quantitat de retenció per als propòsits fiscals federals i estatals. El sistema també ha de fer un seguiment i processar els canvis realitzats a l'estat d'exempció d'impostos del treballador, les pensions, els plans d'assegurança o els fons de jubilació.
Informació salarial
Com a part del nou procés de lloguer, els sistemes de nòmines inclouen un component que designa els empleats a temps complet, a temps parcial i contractistes. Classificar els treballadors en un sistema de nòmines és important ja que el govern imposa elevades sancions a les empreses que categoritzen els empleats de manera incorrecta.
Fulls de temps
Sense conèixer el nombre d'hores que ha treballat un empleat, els empresaris no poden determinar què pagar un empleat. Mentre que alguns treballadors paguen un salari, altres es compensen per hora o es designen com a empleats no exempts. Els sistemes de nòmina inclouen informació de fulls de temps o àrees on es registren i es revisen les hores laborals horàries o no exempts per a la seva precisió. La informació es pot recopilar a través d'un rellotge computat, un segell de targeta de timbre o un full de càlcul del paper.
Impostos i deduccions aplicables
Tot i que l'IRS proporciona a les empreses taules tributàries per calcular les retencions d'impostos dels empleats, els proveïdors i els sistemes informàtics de la nòmina també poden subministrar aquesta informació. Els empresaris han de considerar els ingressos anuals anuals, els nivells salarials i els subsidis fiscals al resumir els impostos aplicables. A més, els sistemes de nòmines han de calcular les deduccions realitzades a través de plans de pensions, 401 (k) s, plans d'assegurances, quotes d'unió i retencions. El departament de nòmines també supervisa els préstecs i altres deduccions que tenen imports límits i cessen les deduccions de xecs de pagament quan es repagui l'import total.
Registre de nòmines
El registre de nòmines resumeix els ingressos dels empleats i la informació de deducció en una entrada del diari que s'insereix al llibre general per a propòsits comptables i de recerca general. Els registres de nòmina també s'utilitzen per crear informes fiscals. Aquests documents són elaborats per personal de nòmines o generats amb sistemes informàtics de nòmina.
Pagaments manuals
Ocasionalment, les empreses emeten xecs de pagament manuals als empleats entre els terminis de pagament a causa de la baixa o un error de nòmina. Els sistemes de nòmina han de tenir en compte l'import del xec al registre de nòmines per a finalitats d'impostos i informes. Això garanteix que l'import de la retenció d'impostos de l'empresari es reconcilia amb les deduccions dels empleats.
