Els empleats depenen dels seus xecs de pagament per mantenir el seu estil de vida. En conseqüència, esperen que el seu empresari els pagui amb precisió i puntualitat. Quan es produeixen errors de pagament, els empleats solen tenir problemes de pànic. Hi ha diverses raons per les quals es produeixen errors de nòmina. Sovint, el sistema de nòmines té la culpa.
Definició
Un sistema de nòmines és el mitjà a través del qual l'empresari processa la seva nòmina. No hi ha un sistema establert que els empresaris han de seguir. Normalment depèn de l'estructura i les necessitats de l'organització. Dins del sistema, s'ha d'establir una fundació, com ara una data de pagament i un mètode de pagament, com ara dipòsit directe o xecs en directe.
Manual
Un sistema de nòmina manual es realitza totalment a mà. Els problemes amb un sistema manual són molts. L'espai per error és alt, perquè totes les tasques de nòmina es realitzen manualment. Això inclou el càlcul de fulls de temps, salaris, impostos, emissió de xecs, preparació de W2s, verificació de la nòmina i registre de transaccions de nòmina. Els errors fiscals poden produir-se fàcilment amb aquest sistema, resultant en sancions del govern. Un sistema de nòmina manual pot ser efectiu si només teniu uns quants empleats.
Computadora interna
Existeix un sistema intern de nòmines informatitzat quan l'empresari utilitza programari de nòmina. Les empreses petites generalment utilitzen programari de comptabilitat amb una funció de nòmina connectada, com ara Quickbooks. Les grans corporacions utilitzen un sistema de nòmines més costós i personalitzat, com ara Ultipro, que té una funció de recursos humans. El personal de nòmina interna s'inclou en aquest sistema. El principal problema és que pot ser costós per a l'empresari. Ha de pagar salaris i beneficis al personal de nòmines, a més de comprar i mantenir el programari. Les fallades del sistema poden provocar que el personal de la nòmina treballi en hores extraordinàries, que es tradueixi en un pagament de les hores extraordinàries, a més de tarifes de suport tècnic.
Extern
Un sistema de nòmina extern es produeix quan l'empresari externalitza la seva nòmina a un proveïdor de serveis de nòmina. Per una petita tarifa, el proveïdor li allunya de tots els deures de la nòmina, inclosa l'administració de beneficis (p. Ex., La salut i la jubilació). El proveïdor sol estar fora de lloc; quan es produeixi problemes amb la nòmina, l'empresari potser no ho coneixerà fins al dia de pagament. A més, si el proveïdor de nòmines té diversos clients, pot ser que sigui difícil obtenir ajuda immediatament quan es plantegen problemes de nòmina. Alguna informació, com ara documents fiscals, podria no ser fàcilment accessible si l'empresari utilitza un proveïdor de nòmines. Ha de sol·licitar la informació, que pot trigar un temps a arribar.
Solució
És probable que es produeixin problemes de nòmina. la clau és minimitzar-los. L'empresari ha d'examinar les necessitats de la seva empresa abans d'implementar el sistema. Per exemple, si té una petita empresa, però espera créixer, el seu sistema de nòmines haurà de proporcionar aquesta capacitat.
