Un sistema de nòmina manual es realitza totalment a mà, mentre que un sistema de nòmines informatitzat permet que una empresa processi la seva nòmina mitjançant un programari de nòmina dedicat. Un sistema manual pot generar errors de nòmina i sol ser un procés lent i laboriós. Els sistemes informatitzats ofereixen diversos avantatges, incloent-hi una major precisió i velocitat.
Importació del temps
Molts empresaris utilitzen un sistema de cronometratge, com ara el rellotge de temps, per fer un seguiment de les hores de treball dels empleats. Un sistema manual requereix el seguiment dels empleats a temps, però un sistema de nòmines informatitzat té la capacitat de transmetre automàticament les entrades dels empleats des del sistema de cronometratge al sistema de nòmines.Aquest sistema pot separar hores regulars de les hores extres treballades, tot i que ocasionalment els empleats necessiten ajustos.
Càlculs automàtics
Els sistemes informatitzats de nòmines poden redoblar les hores de treball dels empleats en segments de quart d'hora i calcular amb precisió les hores totals treballades i pagades, estalviant així el temps dedicat als càlculs manuals. Aquests sistemes calculen totes les freqüències de pagament, com setmanals, quincenals, semestrals i mensuals, segons les dades d'entrada rebudes.
Un sistema informatitzat de nòmines calcula automàticament les deduccions estatutàries dels empleats, com ara impostos i aportacions salarials i deduccions voluntàries, com ara quotes d'estacionament, contribucions de 401 (k) i beneficis mèdics. La persona de la nòmina simplement introdueix les dades sobre les quals es basen les deduccions, com ara la informació de la Forma W-4 per a la retenció de l'impost sobre la renda federal.
Processament de xecs de pagament
Un sistema de nòmina manual requereix que imprimiu xecs de pagament en una màquina d'escriure o bé a mà. Un sistema informatitzat de nòmines té capacitat de dipòsit directe, que estalvia diners gastats en xecs i reconciliacions en directe. A més, la impressió computada de xecs i xecs de pagament es produeix ràpidament, independentment del volum.
Generació d'informes
Un sistema de nòmines informatitzat genera informes de nòmines que permeten revisar la nòmina abans d'imprimir cheques o cops de pagament. El Departament de Treball dels EUA requereix que els empresaris retinguin els registres de nòmines durant almenys tres anys. Un sistema informatitzat permet la impressió en paper de registres de nòmines pertanyents a cada període de pagament, i també desa la informació del sistema indefinidament.
Els sistemes informatitzats ajuden a garantir el compliment de l'impost sobre la nòmina, generant informes fiscals, incloent-hi declaracions salarials trimestrals i anuals i formularis W-2 d'empleats. Aquests sistemes proporcionen als comptadors de l'empresa les dades necessàries per fer front als impostos sobre la nòmina i la conciliació de la companyia i imprimir els informes necessaris. A més, aquests sistemes fan un seguiment dels dies de beneficis, com ara les vacances i el temps personal, que es prenen i paguen.
