Per executar una empresa amb eficàcia, els directius han de prestar molta atenció al saldo de les despeses als ingressos. En alguns casos, és útil trencar les despeses en diferents categories, com ara despeses operatives o administratives, per ajudar a identificar llocs per reduir costos. En aquest procés, és fonamental comprendre les diferències comptables entre les despeses operatives i administratives i assegurar-se que els comptes adequats s'identifiquin per a l'anàlisi.
Despeses d'explotació
Les despeses operatives són tots els costos que una empresa incumbeix a les seves activitats empresarials primàries, incloses les vendes, els costos de producció i els salaris. No s'inclouen les despeses derivades d'activitats no operatives, com ara despeses d'interès, impostos i costos inusuals que no estan relacionats amb el negoci normal, com ara litigis significatius. Les empreses solen tenir més control sobre les seves despeses operatives, de manera que trencar aquest nombre amb despeses totals a vegades proporciona una valuosa visió sobre la gestió de l'empresa.
Despeses administratives
Les despeses administratives són els costos dels negocis associats a la gestió i el processament de la informació. Normalment inclouen els costos del departament de nòmines i recursos humans, els sous dels agents de l'empresa, les despeses comptables i els subministraments utilitzats per a la gestió. Els costos de producció no associats a la gestió, per exemple, els salaris del personal, el cost de les vendes o els materials, no són despeses administratives. Les empreses sovint valoren les seves despeses administratives amb les expectatives de la indústria per assegurar-se que estan mantenint sota control els seus costos de gestió.
Principals distincions
Les despeses administratives són un subconjunt de despeses operatives. Aquests costos a vegades constitueixen una petita part dels costos operatius totals de l'empresa, depenent de la indústria. Els costos operatius, per contra, inclouen altres despeses, com ara el cost de l'inventari, que no s'han d'incloure en despeses administratives, tret que estiguin directament associades a activitats de gestió. Els costos operatius no inclosos en despeses administratives s'anomenen costos de producció.
Usos
Les despeses administratives i operatives són utilitzades per la direcció per calcular els ràtios comptables que els ajuden a analitzar el rendiment. La ràtio d'operacions, que analitza les despeses operatives com a percentatge de les vendes totals, dóna al negoci una imatge de la seva probable rendibilitat. En alguns casos, és útil examinar la relació administrativa o la part de vendes representada per despeses administratives. Aquesta anàlisi és útil perquè els costos administratius tenen menys probabilitats de variar amb les vendes que els costos de producció, que probablement augmentaran amb el nivell de producció. D'aquesta manera, les despeses administratives són costos relativament fixos.
