Els assistents administratius i les secretàries del club poden emmagatzemar minuts de reunions de diverses maneres. El millor és tenir una còpia electrònica i una còpia impresa, de manera que es pugui fer servir com a còpia de seguretat de l'altra si es perden una còpia o es perden de forma involuntària.
S'està desant el fitxer electrònicament
Deseu minuts de reunió a l'ordinador a la mateixa ubicació quan la vostra organització tingui una reunió. Doneu un nom de fitxer semblant cada vegada perquè sigui fàcil localitzar el fitxer exacte que necessiteu en el futur. Per exemple, podeu triar els minuts de reunió de la junta sense ànim de lucre "Board_Minutes_21 April 2011" i, a continuació, guardar-lo com a "Board_Minutes_20 de maig de 2011." Si teniu diferents tipus de reunions per fer un seguiment de minuts, deseu-les en una carpeta diferent. Es podria anomenar "Juntes de juntes" i una altra "Juntes de personal", les dues es mantenen en una carpeta "Reunions" de l'ordinador.
Emmagatzematge en línia
Deseu els minuts utilitzant un servei d'emmagatzematge de documents en línia. Normalment, aquests serveis carreguen una tarifa, però si l'equip o el servidor cauen, podeu accedir a Internet des d'una altra ubicació i recuperar els vostres fitxers.
Preus
Les empreses d'emmagatzematge en línia poden oferir un període de prova gratuït perquè proveu el producte. LiveDrive, per exemple, ofereix una prova gratuïta de dues setmanes i cobra 6,95 dòlars al mes per a una còpia de seguretat d'un equip i $ 16.95 al mes per a tres equips per realitzar una còpia de seguretat en línia, a partir d'abril de 2011. Tots dos plans tenen un ample de banda il·limitat (quantitat que pot càrrega i descàrrega). Elephant Drive té una prova gratuïta de 15 dies. Ofereix un pla individual amb fins a 100 GB d'emmagatzematge per a 2 ordinadors per $ 9,95 per mes o $ 99,50 per any. El pla de família inclou fins a cinc dispositius, té fins a 500 GB d'emmagatzematge per $ 19.95 al mes, o $ 199.50 per any.
Còpies dures
Imprimiu una còpia de les actes de la reunió. Col·loqueu els separadors etiquetats amb el mes i l'any de les reunions en un enllaç. Inseriu la còpia de les actes a la secció corresponent mes i any. A mesura que els vostres aglutinants s'omplen, etiqueteu la columna vertebral amb l'any de les minuts que hi ha a dins, i inicieu una nova carpeta. Considereu conservar dues còpies en paper dels minuts de la vostra reunió emmagatzemats en dues ubicacions en cas que alguna cosa passi a un d'ells.
