Els minuts de la reunió recullen les accions realitzades durant una reunió. El format segueix les regles d'ordre de Robert i s'utilitza per a tot, des de reunions de clubs i negocis fins a reunions del govern. Per a les reunions anuals de la HOA (Associació de propietaris d'habitatges), els minuts proporcionen un registre de decisions i accions del tauler de la HOA. En prendre notes i enregistrar la reunió, el secretari del tauler pot registrar amb precisió les actes posteriors a la reunió. Cal deixar l'opinió dels minuts per mantenir el document ambcisa i objectiva.
Utilitzeu l'agenda de la reunió per crear un esbós dels temes de la reunió. Llista els temes i deixa espai per a les teves notes.
Preneu notes a la reunió sobre assistència, moviments, decisions i temes tractats durant la reunió. Tingueu en compte qui va dir el que podeu atribuir correctament. Podeu utilitzar una gravadora de veu per evitar que falti res. Les vostres notes han de resumir el debat. Escrigui l'hora i la data de la reunió i l'hora de finalització de la reunió.
Escriviu els minuts començant pel nom de l'HOA i el nom de la reunió. Llista que va assistir i que va estar absent. Indiqui els membres del consell per títol i nom. Registre de la data i hora de la reunió.
Escriure temes per tal que es debatin i incloguin qualsevol proposta, vot i decisió que es faci per a cada tema. Indiqui els fets presentats, deixant de banda l'opinió i la conjectura.
Adjunteu els informes presentats a la reunió. Llista que es van presentar en les actes.
Articles que necessiteu
-
Quadern
-
Llapis
-
Gravadora de veu (opcional)
-
Ordinador
-
Agenda de reunions
