Un manual d'entrenament d'empleats serveix molts més propòsits que l'acompanyament d'una nova formació dels empleats. Els manuals de capacitació ben elaborats proporcionen continguts escrits de formació, permeten funcions departamentals en absència d'empleats clau, proporcionen als empleats nous informació valuosa i codifiquen les normes i directrius del lloc de treball. Els departaments de recursos humans que desenvolupen manuals de formació dels empleats també són més fàcils de proporcionar orientació en el lloc de treball i formació dels empleats amb materials escrits.
Contingut formatiu
Les empreses que proporcionen orientació als empleats solen proporcionar nous contractes amb un manual d'empleat com a forma d'un manual de formació. Els manuals d'empleats contenen regles i directrius sobre el lloc de treball amb què els empleats han de ser familiars abans que assumeixin els seus deures i responsabilitats laborals. Els manuals d'empleats solen tenir formularis de reconeixement que els empleats han de signar per indicar la recepció i la comprensió de les polítiques de l'empresa. Els formularis signats es col·loquen a l'arxiu personal de cada empleat i romanen integrats en el registre d'ocupació complet. Els manuals de capacitació dels empleats o els manuals dels empleats donen als empleats el suport molt necessari per a l'aprenentatge de les normes del lloc de treball i serveixen com a material de referència en cas que sorgeixin preguntes sobre les polítiques de l'empresa.
Gestió de la qualitat
Les organitzacions amb diversos llocs de treball utilitzen els manuals de capacitació dels empleats per estandarditzar els processos de lloc de treball. Un manual d'entrenament d'empleats que conté pràctiques recomanades o pràctiques passades demostrat tenir èxit és valuós per als empresaris que tenen llocs de treball repartits en una àmplia regió geogràfica. La normalització dels processos de les empreses és essencial per a un rendiment constant i una gestió de qualitat.
Transició a Sense Paper
Quan una empresa transita de ser una empresa que es basa en la documentació escrita a una tecnologia impulsada, un manual d'entrenament d'empleats pot ser valuós per als experts en tecnologia de la informació. Per exemple, un especialista en sistemes d'informació de recursos humans responsable de codificar els processos de reclutament de la companyia pot fer referència al manual de capacitació dels empleats per desenvolupar un procés de selecció i selecció basat en ordinador. Les empreses que fan la transició de paper a funcions basades en ordinador podrien trobar que els manuals de capacitació dels empleats proporcionen una porció important d'informació que es pot convertir a format web per a la seva utilització a la intranet de la companyia.
Referència històrica
Els processos d'empresa canvien amb el pas del temps; però, un registre històric de pràctiques passades pot ser una bona base per a la construcció de processos nous i actualitzats. Les organitzacions que mantenen registres escrits, com ara els manuals de capacitació dels empleats, tenen més facilitat per formular nous processos i crear documentació de nous processos. Els manuals de formació dels empleats són documents importants per a la referència històrica.
Manuals de procés
Moltes empreses desenvolupen manuals de formació d'empleats que contenen processos de treball específics. Els manuals de procés faciliten l'entrenament de nous empleats i reemplacen les funcions de treball dels empleats. Alguns departaments tenen manuals d'empleats per a cada posició del departament o secció, i altres manuals contenen descripcions de tots els processos departamentals en un sol volum. Els empleats són una gran ajuda per desenvolupar aquests manuals. Aprecien la importància d'un manual de capacitació dels empleats i tenen coneixement de primera mà dels processos necessaris per descriure els passos per realitzar tasques de feina específiques. Els manuals de formació dels empleats són útils quan un empleat està absent, en sortir o no pot realitzar la tasca de treball o entrenar a un altre empleat com fer la feina.
