Les actes de les reunions del personal proporcionen un registre escrit de les decisions preses, els temes tractats, els vots realitzats, les assignacions realitzades i altres assumptes que afecten el personal. És important capturar els detalls de la reunió, així com l'essència de les discussions. No necessiteu registrar totes les paraules que es parlin durant la reunió, però hauríeu de poder proporcionar als participants un registre exacte de la reunió.
Articles que necessiteu
-
Eines de presa de notes
-
Gravadora
Prepareu-vos per a la reunió visitant la sala per avaluar on voleu asseure's per obtenir el millor punt de vista i trobar punts de venda elèctrics si els necessiteu. Vegeu els minuts anteriors per posar-vos a punt sobre com es van registrar els minuts en el passat.
Obteniu una còpia de l'agenda per ajudar-vos a organitzar els minuts per tema. Obteniu una llista dels participants convidats i verifiqueu els assistents demanant-los que inicieu la sessió a mesura que entrin a la reunió.
Tingueu en compte la data i l'hora de la reunió. Escriure cada moviment tal com es va presentar, paraula per paraula. Registre dels vots realitzats i de quants voten a favor, en contra i es van abstenir. Incloeu el nom del gestor i qui segueix el moviment.
Utilitzeu punts de bala per destacar temes de discussió importants, com ara pressupostos, eleccions o la planificació d'esdeveniments de l'empresa. Tingueu en compte els pros i els contres plantejats durant la discussió i qui va fer cada afirmació. Embolicar cada tema de debat amb el resultat, que serà una moció i vot, una tasca per investigar el tema o una acció designada.
Escriviu els minuts en un format clar i fàcil de llegir per fer-los més fàcils de seguir. Cerqueu aplicacions i eines ja creades per fer que la presa de minuts sigui més eficient. Podeu trobar-los a llocs web com onenote.com si feu servir Windows. Consulteu evernote.com per a eines d'escriptura, agreedo.com per a eines de presa de notes i d'ús compartit de minuts, i documents de Google per a les plantilles de reunions i formes fàcils de compartir els minuts.
Escriviu els minuts tan aviat com pugueu després de la reunió mentre les discussions segueixen sent fresques en la vostra ment, preferiblement en 24 hores. Escriure en tercera persona tot.
Enviar un esborrany al gerent o supervisor que va presidir la reunió per a la seva revisió abans d'enviar minuts a la resta de participants. Feu correccions i envieu una còpia a tots els assistents a la reunió. Adjunta documents apropiats, com ara una còpia d'un pressupost, una llista d'elements d'acció o una llista de números de contacte.
Consells
-
Creeu una plantilla per simplificar el procés de presa de minuts. Utilitzeu-ho una i altra vegada en prendre minuts de personal.
Utilitzeu un dispositiu d'enregistrament si està preocupat per la precisió. Informeu als participants que s'estan gravant abans d'activar el gravador.
Avís
No deixeu-vos fracassar quan perdis la pista de la discussió o no entens un punt fet. Quan us confongueu, atura els tràmits i demana aclariments per assegurar-vos que informeu amb precisió.
