La majoria de les persones que treballen es bombardegen diàriament per correus electrònics interminables. Molts d'aquests correus electrònics són escanejats i eliminats ràpidament, fins i tot s'obren en absolut. Quan envieu un correu electrònic de negocis a un col · lega, un empleat o un client, no voleu que acabi a la pila de descartar. Familiaritzeu-vos amb el format del correu electrònic empresarial podeu marcar la diferència entre llegir i llegir el correu electrònic i deixar-lo anar a la paperera virtual.
Quin és el format de correu electrònic de l'empresa?
El format de correu electrònic empresarial és una bona pràctica per enviar qualsevol tipus de correspondència en nom de la vostra empresa. Proporciona una estructura formal que us ajuda a transmetre el vostre missatge i obtenir una resposta.
Els elements d'un correu electrònic empresarial inclouen:
- Línia de tema detallada. Utilitzeu una línia de tema que encoratja al lector a obrir el vostre correu electrònic. Com més específics siguis, millor. Incloeu unes quantes paraules sobre el contingut del correu electrònic: Reunió la propera setmana per discutir la proposta - En lloc d'una paraula vaga, com Hola. Estar específicament ajuda a evitar que el vostre correu es capturi en un filtre de correu brossa, que no ho fa al destinatari.
- Salutació professional. Com saludeu a la persona depèn de la vostra relació preexistent, si teniu una. Si esteu arribant a una persona nova o que està en una posició més alta, és convenient fer servir una salutació més formal com ara Benvolgut senyor Jones. Si ja heu treballat amb aquesta persona i teniu una relació més informal, podeu utilitzar el nom de la persona, com ara Hola, Kim. Assegureu-vos que el nom de la persona s'escriu bé, i l'adreça de correu electrònic és correcta.
- Missatge concís. El cos del correu electrònic empresarial ha de ser directe i puntual. La persona que la llegeix no sempre té molt de temps, així que no ho fa massa llarg i detallat. Utilitzeu frases curtes i paràgrafs, i incloeu només la informació pertinent. Per exemple, una oració o dues sobre per què t'agradaria conèixer i els temps proposats. Això també facilita que la gent llegeixi el missatge als seus telèfons, on és probable que obri correus electrònics. Assegureu-vos d'utilitzar el format de correu electrònic bàsic, fins i tot si teniu la temptació d'utilitzar molts colors o emojis.
- Signatura. En enviar un correu electrònic per a empreses, sempre és una bona idea tancar amb una signatura de correu electrònic. Incloeu el vostre nom, títol del treball, empresa i informació de contacte. També pot incloure enllaços a les teves xarxes socials o al lloc web, de manera que el destinatari pugui accedir-hi. Només no incloeu tanta informació que sembli desordenada. La vostra signatura es pot programar prèviament a la vostra configuració de correu electrònic per tal que s'inclogui automàticament a qualsevol correu electrònic que envieu.
Per què necessiteu saber el format de correu electrònic de l'empresa
Un correu electrònic empresarial és essencialment igual que qualsevol altra carta comercial, però s'envia electrònicament. I, com qualsevol carta de negocis, assegureu-vos d'utilitzar el format correcte perquè us trobeu tan professional com sigui possible. No vol enviar un correu electrònic que sigui massa casual o impersonal, especialment per a una important preocupació empresarial.
El format de correu electrònic empresarial proporciona una estructura senzilla que es pot adaptar a qualsevol correu electrònic empresarial. Està dissenyat per dir als destinataris exactament el que tracta el missatge i animar-los a obrir el correu electrònic i llegir-lo. El format de correu electrònic empresarial també us permet ser formal o informal, depenent del destinatari. Sempre sigueu professional i amigable al vostre correu electrònic. Escriviu de manera que encoratja al destinatari a llegir el missatge i respondre a la vostra sol·licitud.
Vostè representa el seu negoci amb tots els correus electrònics que envieu. L'aprenentatge del format de correu electrònic empresarial us pot ajudar a tenir una bona impressió tant en aquells amb els quals treballeu com amb els que voleu treballar.
Exemple de format de correu electrònic de negocis
La manera exacta en què formateu el vostre correu electrònic de l'empresa depèn de la vostra personalitat, del correu electrònic i del destinatari. Seguiu aquest format bàsic de correu electrònic empresarial:
Assumpte: Revisió del pla de màrqueting d'estiu
Hola, Sam,
Adjunt és el pla de màrqueting d'estiu que he unit. Li agrairia que pogués revisar-la i informar-me si teniu cap suggeriment.
Tindreu temps de superar això amb mi el proper dimarts o dimecres?
Gràcies,
Jenny
títol, nom de l'empresa i informació de contacte
Com sempre, assegureu-vos de revisar l'ortografia i la gramàtica abans de fer clic a enviar.
