Les sessions informatives regulars del personal són una eina de comunicació essencial. En lloc de confiar en memos o correus electrònics, esteu prenent un enfocament presencial. Això no només ofereix oportunitats per proporcionar informació rellevant, sinó també per respondre preguntes i aclarir possibles malentesos. Tanmateix, a diferència d'altres tipus de reunions, les sessions informatives solen centrar-se en les operacions de negoci o projecte i duren no més de 15 minuts a 30 minuts.
Regles bàsiques
Encara que les sessions informatives són sovint informals, encara s'han d'aplicar regles fonamentals per a una bona conducta i comunicació. Un breu període de temps fa que sigui vital establir regles que assegurin que els altres escoltin quan algú parli, que mantingui comunicacions puntuals i professionals, i que afavoreixi preguntes i comentaris productius. A més, perquè les sessions informatives se centren en proporcionar actualitzacions i altres dades rellevants, els membres del personal haurien d'entendre que aquest no és el lloc per debatre polítiques o decisions de l'empresa.
Treballar des d'una agenda predeterminada
Prepareu una agenda just abans de començar la informació. Això és necessari per assegurar-se que la informació inclou tant articles estàndard com qualsevol notícia d'última hora. Per exemple, un programa per a una presentació informativa del personal previ pot incloure assignacions de feina, ajustaments de programació i informació sobre esdeveniments que es van produir durant el canvi anterior. Podeu distribuir l'ordre del dia o demanar als membres del personal que prenguin notes. L'objectiu és mantenir-lo en marxa i assegurar-vos que la informació sigui beneficiosa.
Comenceu amb un bang
Passa els dos primers minuts de cada sessió informativa i dinamitzadora. Comenceu amb anuncis de bona notícia, com ara felicitar a l'equip per assolir els objectius de vendes del dia anterior, donar la benvinguda a un nou empleat o anunciar la data d'un dia d'agraïment dels empleats. Segons Albert Mensah, un entrenador i autor professional, el que parles no és tan important com si produeix un efecte motivacional.
Reserva preguntes per al final
Reserva la major part del temps per distribuir informació. Expliqueu als membres del personal que us faran preguntes i aclarir informació al final, no durant la informació. Això és important tant per assegurar-se d'estar dins del marc temporal com per mantenir l'atenció de tots centrada en la informació a la mà. Si no podeu respondre una pregunta immediatament, obteniu la resposta un cop acabada la sessió i seguiu el més aviat possible, especialment per a preguntes sensibles al temps.
