Les sessions informatives de l'equip són reunions eficients per difondre informació a diversos departaments i grups d'una organització. La realització d'una sessió informativa requereix que tingueu la major organització possible i tingui un programa fix, perquè la informació més pertinent s'ha d'emetre sense perdre el temps. Una altra informació que no encaixa es pot desar per a una altra reunió. Les sessions informatives també permeten als membres oferir idees i actualitzacions, si estan estructurades correctament.
Esborrar una agenda amb el temps específic de cada tema. Una agenda ajuda a mantenir la tasca a tothom, i els permet saber amb anticipació què heu d'esperar al briefing. Només poseu informació important i pertinent a la vostra agenda. Deixa el temps al final de l'ordre del dia per a la discussió en grup.
Poseu-vos en contacte amb els assistents per endavant per correu electrònic, fax o telèfon perquè puguin preparar el material que es debatrà a la reunió. Podeu permetre que diversos membres contribueixin a diferents parts de les sessions informatives. Doneu-los un temps ampli per a la preparació, i també els proporciona un marc de temps perquè la informació que proporcioneu sigui concís i s'adapti a la part assignada de la vostra agenda.
Comenceu la vostra reunió amb bones notícies, com el progrés de l'organització o el departament. Parleu sobre les polítiques i els procediments futurs que s'aplicaran. Trieu els individus que seran integrals en els plans futurs que presenteu, i també enumera els objectius assolibles que s'han de complir abans de la propera reunió informativa.
Assigneu minuts addicionals per a qualsevol pregunta o dubte obert que es pugui discutir. És possible que no hàgiu anticipat aquests temes quan inicialment redacteu la vostra agenda. El temps addicional també permet als membres informar-los de possibles defectes o problemes que puguin impedir que compleixin una determinada tasca en la propera sessió informativa.
