Qualsevol persona que hagi estat a una conferència professional probablement hagi rebut una bossa de conferències i un paquet de registre ple de publicitat i articles promocionals, ni tan sols pensant en qui va omplir aquells centenars o milers de bosses i paquets. Embalar bosses de conferències i paquets de registre pot ser una tasca que requereix molt de temps. Establir un pla de joc i organitzar-se amb antelació l'ajudarà a aconseguir que els materials estiguin preparats per a la seva conferència i facilitar el procés d'embalatge.
Articles que necessiteu
-
Borses de conferències
-
Carpetes de dues cares
-
Biografies de ponents
-
Etiquetes de nom
-
Horari de conferències
-
Articles promocionals
-
Material de patrocinadors
Prepareu una llista d'articles que vagin a la vostra bossa de conferències i paquets de registre tres mesos abans del vostre esdeveniment. Els articles que s'inclouran a la bossa de conferències són etiquetes de nom del participant, articles promocionals de la vostra empresa, com ara tasses amb el logotip de la vostra empresa i materials que proporcionen els vostres patrocinadors. Els paquets de registre han d'incloure el calendari del participant, les biografies dels parlants i el programa de conferències. Comenceu a recollir aquests elements i organitzar-los en una àrea on els embalaràs.
Ordena articles promocionals aproximadament dos mesos abans de la conferència. Poseu-vos en contacte amb les botigues d'impressió de la vostra zona per veure quins tipus d'ofertes estan disponibles. Poseu-vos en contacte amb els patrocinadors per sol·licitar contribucions per incloure's a la borsa de conferències
Organitzeu una festa de farcit tres setmanes abans de la conferència. Col·loqueu les bosses en una taula, on l'empacador agafarà un i baixi una línia de muntatge dels articles, col·locant-los a la borsa.
Repetiu el pas tres utilitzant els materials per als paquets de registre. Col·loqueu una pila de carpetes de dues butxaques a la taula perquè l'empacador es retirin. Col·loqueu tots els elements que es col·locaran a la carpeta (vegeu la secció "Coses que necessiteu") en una taula llarga. L'empacador passa per la línia de muntatge col·locant els elements del paquet de registre.
