Moltes organitzacions assignen als empleats a treballar 24-7, 365 dies l'any per satisfer les demandes de treball i proporcionar un nivell de servei més alt que els competidors. La programació efectiva dels membres del personal per cobrir aquests canvis requereix equilibrar la demanda esperada, els nivells de servei desitjats, la disponibilitat dels empleats i els costos. Atès que els salaris i els beneficis solen ser els ítems de línia més grans dins del pressupost del departament, la precisió de la programació té un impacte directe en la línia de fons. Moltes empreses depenen del programari de programació, també anomenat paquets de gestió de la força laboral, per ajudar-lo amb aquesta important tasca.
Articles que necessiteu
-
Informes de productivitat
-
Programari de full de càlcul
-
Programari de gestió de la força laboral (opcional, però recomanat)
Com programar els empleats 24-7
Compreneu les tasques empresarials que requereixen cobertura personal, com respondre trucades de vendes entrants, respondre als correus electrònics del client o introduir comandes de fax. Reconeixeu els objectius empresarials, les mètriques i les expectatives de nivell d'atenció al client per a cada tasca. Determineu el temps mitjà requerit per completar cada tasca amb eficàcia. Identifiqueu tots els factors que puguin influir positivament o negativament en la productivitat del personal.
Determineu qui completarà el treball (per exemple, representants, gestors) i en quines ubicacions comercials. Si hi ha diverses ubicacions de treball, descobreix si hi ha diferències de zona horària. Tingueu en compte la combinació de membres del personal a temps parcial i de temps complet.
Familiaritzeu-vos amb qualsevol política empresarial o normativa legal que pugui afectar les vostres decisions de programació. Cerqueu informació del vostre departament de recursos humans.
Prediqueu la demanda comercial mitjançant dades, informes i programari de previsió. Analitzar el volum de treball històric durant els mateixos períodes de temps.Considereu la futura fluctuació de la demanda d'estacionalitat, canvis de producte, publicitat, condicions de mercat, creixement o disminució dels negocis i altres factors rellevants. Identifiqueu el volum total de treballs esperats, desglossats per increments de temps, com ara el mes, la setmana, el dia i l'hora. En crear un pronòstic de demanda molt detallat, podeu preveure amb més precisió les necessitats de personal.
Excepcions de personal de previsió, que són les hores que els empleats no estaran disponibles per completar les tasques de treball. Les excepcions inclouen temps de malaltia, temps de vacances, pauses, reunions i entrenament. Reviseu la informació històrica i creeu supòsits sobre el temps d'excepció futur.
Creeu un equip de personal, "què passa si" utilitzant el programari de gestió de mà d'obra (WFM) o Microsoft Excel. Les entrades haurien d'incloure tasques, productivitat, càrrega de treball esperada i previsions d'excepció. Els resultats inclouran els nivells previstos de servei al client, el personal i els dissenys de desplaçament. models.
Finalitzeu el model de personal / demanda i, a continuació, creeu un pla per cobrir els canvis necessaris. Programeu els empleats de la primera línia i el personal de gestió. Moltes empreses permeten als empleats amb més antiguitat i el millor rendiment laboral per triar els seus desplaçaments desitjats.
Controla i ajusteu els horaris contínuament, en funció de les necessitats canviants de l'empresa.
Consells
-
Molts empresaris ofereixen incentius als empleats que treballen amb els desplaçaments menys desitjables, pagats dins del salari per hora o com a bonificació.
Atès que el volum de treball fluctua, és habitual programar suficients empleats per gestionar les hores més intenses o pic a un determinat canvi, a continuació, utilitzeu menys temps ocupats per entrenament o descansos.
Avís
Tot i que els desplaçaments i les programacions canvien constantment alinear-se amb les necessitats de la vostra empresa, massa canvis poden afectar negativament la moral dels empleats. La majoria dels empleats prefereixen horaris consistents.
