Un document de licitació és una oferta per subministrar productes o serveis o executar treballs a un preu específic i en condicions establertes. Si subministreu productes a altres empreses o al sector públic, és freqüent el procés de presentació d'un concurs en competència amb altres empreses. En essència, un document de licitació és una carta que explica com complir les expectatives del client i per què és el millor per fer-ho. En escriure un concurs, podeu millorar els vostres objectius, els punts forts i els punts febles i augmentar el vostre perfil amb el vostre client.
La informació sol·licitada
Un document de licitació s'adreça a diverses expectatives d'un client potencial, començant pel propòsit de la vostra oferta. Cal detallar les seves credencials, descriure l'experiència passada. Un estudi de cas del treball realitzat per a un altre client tendeix a ser persuasiu. Expliqueu com us proporcionarà el servei o producte, articulant els processos de la vostra empresa i els recursos humans i tècnics necessaris per a la seva execució. Proporcioneu una cronologia dels resultats i descriu com es gestionarà el projecte. Identifica els riscos o possibles problemes que poden retardar o impedir la implementació. Detalli l'estructura de preus i les consideracions posteriors. Els clients potencials també volen conèixer les habilitats i l'experiència del vostre equip. Finalment, redacteu una carta de presentació que resumeixi el punt del concurs i la seva estructura.
Una resposta de l'equip
Una vegada que sàpigues el que s'espera en un concurs, organitza un equip per abordar les seves diferents seccions i gestionar el procés d'escriptura. En certa manera, esteu escrivint un pla de negocis condensat per a un producte o servei específic. Descobriu qui és responsable d'investigar i recollir la informació requerida. És possible que algú necessiti coordinar els diferents materials que us ajudaran o un escriptor a compondre el document de licitació. Si alguna cosa sobre la licitació no està clar, truqueu al telèfon o es reuneixi amb el client i faci preguntes. En general, els clients no volen més que aportar idees al seu procés de resposta a les seves necessitats.
Planificar i escriure per guanyar
El coneixement de maneres de diferenciar-se dels competidors us pot ajudar a escriure un document de concurs guanyador. Planteja idees noves per fer front a les possibles inquietuds del client sobre els productes i serveis que proporcioneu. Si es preocupa pel manteniment d'un producte, busqueu una solució que solucioni aquesta preocupació. En general, els clients volen valor per els seus diners, de manera que el preu no és l'únic determinant de qui surt amb el negoci. Descobriu què podeu oferir que els vostres competidors no poden, com ara una millora del servei, riscos reduïts, més fiabilitat o millor qualitat. A més d'abordar el que el client vol, contribueixi amb una idea útil.
Consells de composició
Un document mal escrit i presentat pot frustrar fins i tot el millor de les ofertes. Manteniu el document com a negoci, utilitzant frases curtes i paràgrafs. Els punts de bala i els encapçalaments poden ajudar a segmentar el document. Assegureu-vos que tots els elements del document, com ara els fulls de vida dels membres de l'equip, s'han estandarditzat. La font hauria de ser uniforme durant tota la licitació. Feu que un editor revisi i reviseu el document i, a continuació, introduïu un corrector de prova per combinar errors tipogràfics i omissions. Incloeu una taula de continguts per tal que el lector pugui fer un full al document i localitzar fàcilment determinades seccions.
