Abans de contractar el primer empleat, una empresa ha de formalitzar les seves polítiques i procediments; això és cert per a qualsevol empresa. Les polítiques i els procediments d'una empresa formen una base fonamental; millor s'escriguin les polítiques i els procediments, i com més inclusivament siguin, millor serà el negoci.
Característiques de la política
Les polítiques d'una empresa engloben més que les polítiques obligatòries estatals i federals que requereix la llei; les polítiques d'una empresa encarnen l'estand de la companyia en qüestions específiques, tant relacionades amb el funcionament intern de l'empresa com amb els treballs externs. Les polítiques abarcaran la posició de la companyia en el temps lliure, dies de vacances i vacances. També indicaran la visió de la companyia sobre com s'ha de tractar el client, a través de polítiques de servei al client i polítiques de rendibilitat, béns danyats, etc. Les polítiques de l'empresa dicten la manera de protegir la informació i realitzar els actes administratius, no el procediment real, però les accions generals que l'empresa decideix adoptar i per què.
Característiques del procediment
Com a complement a les polítiques, que dicten per què es fa alguna cosa, els procediments de la companyia expliquen com es fa una acció. Això és especialment important per a les grans empreses. Un nivell de rendiment i una coincidència en la manera com s'aconsegueixen les tasques contribueixen al desenvolupament d'una coherència rendible, ja que disminueix la corba d'aprenentatge i simplifica les tasques i contribueix a la satisfacció dels empleats, ja que els estàndards de rendiment estan clarament definits i la tasca Els procediments són consistents.
Beneficis
El principal benefici d'haver establert polítiques i procediments és una major consistència. Aquest tipus de consistència, exposat internament i externament, ajuda a l'empresa a operar amb major eficàcia i coherència. La coherència contribueix a la percepció del client de la qualitat i la integritat de l'empresa. Aquest tipus de coherència és tan important que hi ha mandats legals per a empreses més grans, com ara Sarbanes-Oxley, per garantir la coherència dels grups d'interès. Les empreses més petites també es beneficien de la coherència proporcionada per polítiques i procediments. Per exemple, tenir llibres coherents és una cosa que un inversor potencial buscarà. De fet, no és estrany que un inversor potencial o un oficial de préstec sol·liciti una còpia de les polítiques i procediments d'una empresa, també anomenat manual de l'empresa o manual d'empleat, per aquest motiu.
Manual
El manual de l'empresa / manual d'empleats és una col · lecció formal de les polítiques i procediments d'una empresa. A part del fet que el manual és, en molts casos, la primera correspondència formal que l'empresa tindrà amb un empleat, i pot ser sol·licitada pels inversors, el manual també formalitza les operacions del negoci, proporcionant una referència que un nou empleat pot anar quan no estigui segur d'una política o procediment, a més de proporcionar una base jurídica per a les accions disciplinàries dels empleats. S'han frustrat nombroses demandes perquè l'empresa tenia un manual d'empleats, que clarament indicava les polítiques i els procediments de la companyia.
Idees errònies
Dit això, el manual de l'empleat (i, per tant, les polítiques i procediments formalitzats) no és una cosa que cal considerar com una eina penal o una obligació legal. Mentre el manual serveix per a aquests propòsits, les empreses amb els millors manuals dels empleats (llegir: més útils) utilitzen el manual com una oportunitat per construir una base que ajudi a garantir que tothom es trobi en la mateixa pàgina, ja sigui en els procediments reals o per què aquests procediments es fan d'aquesta manera.
