Com executar un inventari de l'església

L'inventari per a organitzacions religioses pot ser tant elements físics com conjunts d'habilitats de membres de la congregació disposats a donar el seu temps. Els qui estiguin disposats a donar el seu temps i experiència haurien de ser comptabilitzats per tal que puguin ser utilitzats adequadament per a l'església. Els actius de l'església física s'han de documentar per escrit amb documents emmagatzemats de manera segura en diversos llocs. Diverses persones poden ajudar a preparar un inventari inicial de l'església, però el manteniment i l'emmagatzematge segur d'aquest s'haurien d'assignar a un destinatari. La recopilació de l'inventari inicial podria trigar una setmana o una reconciliació anual d'inventaris com a màxim un dia o dos. Aquest projecte requereix atenció als detalls.

Articles que necessiteu

Programari de full de càlcul
Internet
Impressora / fotocopiadora
Portapapers
Llapis
Etiquetes

Inventari d'elements físics

Obteniu un formulari d'inventari de l'església a punt d'Internet o creeu el vostre propi full de càlcul. A la part superior del formulari, incloeu el nom i els espais de la vostra organització per obtenir el número de la fulla i el nom de la ubicació. A continuació, creeu columnes titulades "Número de sèrie", "Descripció de l'element", "Data d'adquisició", "Valor inicial" i "Mantenir / eliminar". Imprimiu suficients còpies del formulari que s'utilitzarà a cada habitació de l'església i s'afegiran a un porta-retalls.

Distingir entre subministraments i equips, notant un import en dòlars que quantifica la distinció. Per exemple, els articles amb un cost inferior a $ 500 cadascun es consideren subministraments, mentre que els articles amb un cost superior a $ 500 cadascun es consideren equip. A causa del seu valor, l'equip s'ha d'inventariar mentre no és necessari subministrar inventari.

Creeu una llista seqüencial de números de sèrie utilitzant el programari de full de càlcul i imprimiu els números, un cadascun, en etiquetes de 1 polzada. L'inventari de la primera vegada que es pren els números de sèrie hauria d'estar en format numèric d'un any únic. El número únic és el que canviarà seqüencialment, per exemple: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Comenceu en una habitació i identifiqueu tots els elements que comptin com a equip. Una vegada identificat, adjunteu una etiqueta de número de sèrie a la part inferior de cada element perquè es puguin seguir els ítems.

Tingueu en compte el número de la fulla i el nom de la sala mitjançant els formularis d'inventari en un porta-retalls. Per a cada element que s'ofereix un número de sèrie, registreu dades en tots els camps presents al formulari d'inventari.

El camp de descripció ha de tenir una visió general de l'element. El camp de sèrie ha de contenir el número que heu col·locat a la part inferior de l'element. Quan es pren la informació inicial de l'inventari, la data adquirida i el valor inicial no estaran disponibles. Si és així, completeu el formulari en conseqüència. Si no és així, escriu la data actual al camp adquirit per la data i calcula el valor. Si es conserva un element, simplement feu una comprovació al camp. Si es disposa, tingueu en compte la data de disposició.

Passeu de la sala a la sala repetint els passos 4 i 5. Recordeu que continueu observant el número de la fulla i el nom de l'habitació a la part superior de cada full mentre canvieu d'ubicació.

Feu còpies individuals dels formularis d'inventari completats. Col·loqueu una còpia cadascuna, en ordre seqüencial per número de full, en un carpeta de tres anells. Col·loqueu un enllaç a una ubicació segura, fora del lloc i l'altre a l'oficina administrativa. Seguiu els procediments d'inventari almenys un cop l'any.

Inventari de jocs d'habilitat

Obteniu un formulari voluntari d'església confeccionat a Internet o creeu el vostre propi full de càlcul. Incloeu els camps de "Nom", "Adreça", "Número de telèfon", "Adreça de correu electrònic", "Dies disponibles" i "Horaris per setmana disponibles". En una columna a la part inferior de la pàgina, enumereu els conjunts d'habilitats o les funcions requerides i les instruccions dels voluntaris per cercar àrees d'interès, com ara conductor d'autobús, voluntariat de servei d'aliments, coordinació d'activitats i recepcionista de donacions de rebost.

Distribueix el formulari durant l'escola del diumenge o un servei d'església o envieu-lo per correu electrònic amb una sol·licitud de retorn a una ubicació específica en una data específica o anterior.

Inseriu els formularis en un carpeta de tres anells, o per facilitar-ne l'ús, creeu una base de dades digital amb la informació personal i els interessos dels voluntaris. D'aquesta manera, es pot fer contacte directe amb membres interessats de la congregació, i el personal administratiu pot veure amb precisió els recursos disponibles per a l'església.

Distribueix nous formularis voluntaris més tard una vegada cada any. Si no es retornen els formularis actualitzats per a la persona que els va omplir prèviament l'any anterior, feu el contacte telefònic per determinar si els agradaria donar el seu temps a les àrees que anteriorment havien indicat i fer els canvis corresponents.

Consells

Traduir les dades del full d'inventari físic a un full de càlcul digital proporciona un tercer punt de conservació.

La incorporació d'elements nous a l'inventari a mesura que vinguin assegurarà que la data d'adquisició i el valor inicial estiguin degudament registrats.

Reviseu el formulari de voluntariat anualment per incloure nous conjunts d'habilitats o posicions.