Les organitzacions sense ànim de lucre es basen en donacions en espècie i en efectiu. Involucri els possibles donants en una carta que sigui professional però que faci una connexió personal amb el destinatari. Destaca el bon treball de l'organització i com utilitzarà els subministraments sol·licitats. Expliqueu al donant com fer una contribució.
Feu una connexió
Expliqueu per què la vostra organització és important per al possible donant. Una escola que necessita subministraments per als seus programes acadèmics extracurriculars o bàsics ha de buscar donacions de pares i amics de l'escola. A la carta, destaqueu aquest enllaç. Recordeu als pares que els de l'escola estan compromesos a proporcionar les millors oportunitats educatives possibles per als seus fills. Si sol·liciteu negocis locals, recordeu-los que l'escola forma part de la mateixa comunitat i una donació de subministraments pot demostrar que el negoci està compromès amb els seus clients i les seves famílies.
Promoure el treball
Indiqueu el mandat de l'organització i descrigui els resultats. Un refugi d'animals locals podria incloure un paràgraf que descrigui els programes d'atenció mèdica, habitatge i adopció que proporciona. Els donants potencials familiars de l'organització es beneficiaran d'un recordatori de per què la caritat en particular és digne d'una donació de subministraments. Inclou estadístiques, com ara el nombre d'estudiants que participen en programes específics o el nombre de gossos afectats anualment. Els números donen al possible donant una idea de l'escala i l'èxit d'una organització i proporcionen un major incentiu per donar subministraments per ajudar-los amb la causa.
Eleva la sol·licitud
Els subministraments són elements tangibles que han de complir un propòsit específic. En sol·licitar subministraments, ajuda al donant a saber exactament què necessita l'organització i com s'utilitzarà. Una escola podria especificar que necessiteu pinzells per a un programa d'art, cops per protegir la roba dels estudiants o llapis de colors. Un rescat d'animals podria demanar específicament certes marques d'aliments, tovalloles, llits per a mascotes, corretges i collarets. Indiqueu si accepteu elements usats o voleu que els donants subministrin nous subministraments. Enllaça la llista amb la missió de l'organització indicant, per exemple, que el programa d'art ajuda els nens que necessiten atenció posterior a l'escola o que els llits permeten una experiència d'acolliment més còmoda per a les mascotes sense llar.
Si la vostra llista està centrada en uns pocs articles, incloeu-la com una llista de punts de bala en el cos de la lletra. Si la llista és més llarga, incloeu-la com a fitxer adjunt. Si inclou un fitxer adjunt, els destinataris directes al fitxer adjunt amb una frase com "si us plau revisi la nostra llista d'elements més necessaris a la llista adjunta".
Indiqueu el procediment de donació
Que el destinatari sàpiga com complir la vostra sol·licitud d'ofertes. La carta ha d'indicar clarament com fer una donació, si l'organització proporciona un servei de recollida, com el donant pot programar aquest recull i les dates i hores designades. Si hi ha una ubicació desplegable per als subministraments, incloeu l'adreça postal, les indicacions i els temps que els donants poden deixar els subministraments.
Expliqueu al destinatari de la vostra carta quan i com envieu els rebuts de la donació, si escau. Les organitzacions que proporcionen els rebuts han d'incloure un número d'identificació fiscal.
