Les primeres impressions compten, de manera que és millor fer-ne una bona, especialment quan es demana una reunió de negocis. Ja sigui que vulgueu escriure a un possible soci comercial, un funcionari del govern o un client, la vostra elecció de paraules pot fer tota la diferència. Una carta de sol · licitud de cita mal escrita pot afectar la vostra imatge i la vostra marca. A més, pot arruïnar les seves possibilitats d'obtenir una resposta positiva.
Utilitzeu una línia d'assumpte adequada
Quan envieu una carta de sol·licitud de cita, assegureu-vos que la línia de l'assenyalat mostri la vostra intenció de conèixer el destinatari. Mantingueu-lo curt i senzill. Aquests són alguns exemples:
- Sol·licitud de reunió
- Sol·licitud de reunió de cita
- Carta de sol·licitud de reunió
- Sol·licitud per reunir-se el dia de la setmana
- Programant una reunió
Depenent de les vostres preferències, podeu ubicar la línia de l'assumpte per sobre o per sota de l'adreça del destinatari. Si voleu contactar amb el destinatari en línia, podeu utilitzar la mateixa línia d'assumpte per al correu electrònic i la vostra carta.
Presentat
Comenceu la lletra introduint-vos. En cas que hagueu conegut el destinatari en algun moment, assegureu-vos d'esmentar-lo. Proporcioneu una breu descripció de la vostra organització o la seva missió si és necessari. Per exemple, podria dir alguna cosa així:
Benvolgut representant (cognom)
Em dic (el vostre nom) i us contacteu en nom de (nom de l'empresa). Tenim un interès comú … i m'agradaria parlar més.
Si teniu una referència, podeu començar amb: (Nom de referència) ha mencionat que us interessava saber més sobre els nostres productes i serveis. M'agradaria convidar-vos a parlar més a la nostra oficina (data i hora).
Indiqueu l'objectiu de la reunió
Deixi que el destinatari sàpiga què esperar de la reunió, inclòs el temps que trigarà. Proporcioneu un calendari aproximat i cobreixi els punts principals. Per exemple, podeu dir:
Gràcies per endavant per l'examen d'aquesta sol·licitud. Agrairé l'oportunitat de conèixer-vos i debatre sobre com podríem unir forces en futurs projectes.
La nostra reunió cobrirà una breu ressenya de la nostra tecnologia i recursos, així com alguns exemples del nostre treball en aquesta àrea. També ens interessa debatre una possible col·laboració que beneficiaria a ambdues parts.
Intenta explicar què esteu buscant i per què sol·liciteu aquesta reunió en primer lloc. Suggereix dues o tres dates i hores i, per tant, demana als destinataris que confirmen la seva disponibilitat.
La vostra lletra podria dir alguna cosa així:
Si us plau, suggeriu una data i hora, segons la vostra programació.
Estàs disponible a data i hora? Si no, poseu-vos en contacte amb nosaltres a (número de telèfon) o (adreça de correu electrònic) per programar una hora de reunió.
Seguirem un seguiment per confirmar la recepció d'aquesta carta i establir un dia i hora que sigui convenient per a vostè.
Utilitzeu el Format adequat
Les lletres comercials tenen un format específic. Escriviu el vostre nom i adreça a l'extrem superior dret de la pàgina. Escriviu la informació de contacte del destinatari a la cantonada esquerra de la pàgina o sota la vostra adreça.
Deixeu els marges amplis i utilitzeu un blanc de marca si és possible. Mantingui la lletra curta i al punt; idealment, no ha de superar una pàgina. Feu servir una salutació formal, com ara "Benvolgut senyor (nom del destinatari) Msgstr "Si no coneixeu el nom exacte del destinatari, podeu utilitzar - lo "Estimat senyor o senyora." Finalitzeu la lletra amb "Atentament", "Respectuosament" "Respectuosament" o altres tancaments formals, seguit del vostre nom.
Una carta de sol·licitud de cita ha de ser clara i concisa. Retalla paraules inútils i informació innecessària. Utilitzeu una font fàcil de llegir com Times New Roman o Arial. Recordeu de revisar la lletra abans d'enviar-la.
