"Coneixement tribal" es defineix com qualsevol informació no escrita que utilitza el vostre negoci, equip, grup o tribu per assolir els seus objectius. El problema amb el coneixement tribal és quan es perden membres clau de la tribu, el coneixement se'n va. Quan documenteu els procediments o processos de la vostra empresa, podeu protegir aquests coneixements i accelerar ràpidament els nous membres. La comprensió de la necessitat de documentar "Coneixement tribal" és un element important per crear aquests documents.
Definiu els vostres lliuraments
Creeu una "Declaració d'abast" mitjançant una simple declaració que identifiqui tot el que s'inclourà en aquest projecte de documentació. Identifiqui clarament el procés específic que es documentarà. Indiqueu si la documentació del procés reflecteix com el procés realment funciona avui o defineix com ha de funcionar el procés en el futur.
Creeu una "Matriu de propietat" que mostri qui és el propietari del procés o que posseeix quines parts del procés. Aquesta matriu pot ser tan simple com un organigrama o un diagrama de flux de procés que identifica clarament els propietaris i la informació de contacte dels propietaris.
Identificar els productes o serveis específics que es documenten. Normalment, aquesta és una llista que inclou tota la informació pertinent, com ara el número de model, el número de part i la descripció.
Descriu els rols dels participants en el procés. Proporcioneu una explicació clara basada en el títol de la feina i no en les capacitats individuals. Expliqueu què fa aquesta posició i com s'adapta al procés. Aquest pot ser un document únic que inclogui el títol i la descripció de la feina o una descripció completa del treball per a cada posició clau en el procés que es documenta.
Feu un document a cada pas del procés, de principi a fi, creant un diagrama o diagrama de "Flux de procés". Normalment es crea un diagrama de flux d'alt nivell que mostra els passos principals del procés i un diagrama de flux de baix nivell documenta els passos del procés que estan subordinats a cadascun dels passos principals.
Creeu la documentació apropiada de "Polítiques i procediments" per a cada pas del procés. A mesura que exploreu el procés amb entrevistes i investigacions, aquestes polítiques i procediments sorgirien. Manteniu notes detallades, que serviran de base per crear aquests documents de política i procediments.
Incloeu un document als vostres lliuraments que proporcioneu una explicació del procés intern de "Gestió documental". Aquest document hauria d'explicar com es revisen i aproven els documents de la companyia i es distribueixen i arxiven a l'empresa.
Crea els documents
Inventueu els documents existents per obtenir una comprensió clara del que hi ha actualment. No ha de reinventar la roda creant documents nous si la mateixa informació està coberta en documents existents. Identifica quins d'aquests documents són utilitzables i es poden construir sobre quins documents són obsolets. Amb un inventari complet dels documents existents, sabràs quins documents falten i cal crear. Genereu una llista global de documents que mostrin l'estat de cada document com a existent, obsolet o nou. Feu aquest inventari a mà abans de la primera reunió amb el màxim responsable.
Creeu la "Matriu de propietat" revisant tot allò que ja estigui disponible, com els gràfics organitzatius existents i els directoris de l'empresa. Feu que aquesta "Matriu de propietat" estigui disponible abans de la primera reunió amb el màxim responsable.
Conegueu-vos amb el màxim directiu i reviseu el vostre "Inventari" i "Matriu de propietat". L'objectiu d'aquesta reunió no és només aconseguir que el màxim directiu faculti la vostra recerca, sinó que l'aprovi i estigui d'acord amb el vostre pla. Estigueu preparats per a aquesta reunió i no perdis el temps del màxim directiu.
Conegueu-vos amb cada cap del departament després d'haver realitzat tots els canvis del màxim directiu al vostre "Inventari" i "Propietat Matriu". L'objectiu d'aquestes reunions de departament és portar al departament cap a la velocitat sobre el que està fent i iniciar debats sobre el paper del cap departament i els passos del procés que posseeixen. Feu notes detallades o registreu la reunió perquè no us perdeu res. A mesura que avança a través d'aquestes reunions departamentals, el procés sorgirà i començarà a solidificar.
Actualitzeu tots els lliuraments de forma contínua a mesura que rebeu la informació nova o més precisa de cada capçalera del departament. Després de la vostra última reunió de departament, hauríeu d'haver aprofitat la meitat dels vostres resultats.
Conegueu-vos amb els supervisors apropiats, els millors artesans i altres participants en el procés per aclarir què passa realment en aquest pas del procés. Aquestes persones seran identificades pel cap del departament durant la vostra entrevista. Aquestes persones pràcticament solen tenir més coneixements en el pas a pas, dia a dia, els procediments en la seva àrea de responsabilitat que els seus respectius caps de departament. Una vegada més, pren notes detallades i feu tot el possible per preparar abans de reunir-se amb aquestes persones perquè redueixi al mínim el temps que retireu del seu dia atrafegat.
Completeu el primer esborrany de tots els vostres documents. Això s'anomena primer esborrany però aquests documents encara han de ser completament complets en funció de tota la informació que hàgiu obtingut fins ara.
Distribuïu els vostres primers documents de projecte, marcats clarament com a primer esborrany, als caps de departament respectius i als subordinats per a la seva revisió. Doneu-los temps per revisar completament aquests documents i els demana que redlinin els canvis.
Inicieu una segona ronda de reunions individuals amb els mateixos caps de departament i els subordinats per revisar totes les línies vermelles i preparar-se per a la redacció final d'aquests documents.
Completeu totes les revisions de la línia vermella. Preste molta atenció als canvis en un pas, que poden afectar el pas anterior o posterior, i canviar els documents, procediments o passos de flux en conseqüència. Enviar aquest projecte final als caps de departament respectius i als subordinats per a la seva revisió final.Envieu el projecte final complet al mateix temps que el director superior per a la revisió del primer directiu.
Realitzeu les revisions finals i envieu aquests documents revisats de nou a l'iniciador per a la seva aprovació final. Hi pot haver nombroses revisions anteriors abans de l'aprovació final. Necessiteu tots els subordinats i responsables del departament per aprovar plenament els documents o parts dels documents que es relacionen directament amb la seva àrea de responsabilitat. Tanmateix, la vostra documentació no es considera aprovada fins que el màxim directiu ha revisat i aprovat.
Consells
-
Les entrevistes poden ser delicades ja que interromp la jornada laboral d'algú. Estigui preparat per a aquestes entrevistes tenint disponibles els materials pertinents, com ara el "diagrama de flux de processos" o altres documents que ajudin a l'entrevista a avançar. Sigues amable i sempre tracteu a tothom amb la mateixa dignitat i respecte que vostès esperen. Ser eficient i mantenir l'entrevista centrada en l'objectiu específic de la reunió.
