La preparació d'un informe de recursos humans requereix el coneixement de totes les disciplines en el camp de recursos humans, així com una comprensió de les necessitats, els assoliments i l'estratègia empresarial del lloc de treball. Els informes de recursos humans poden servir al mateix propòsit que una auditoria de recursos humans. En una auditoria de recursos humans, els registres d'ocupació, projeccions, tendències i gestió són seccions importants per determinar el retorn de la inversió en activitats del departament de recursos humans.
Comenteu amb el vostre director de recursos humans o el director executiu de la companyia el propòsit d'un informe sobre recursos humans. Determineu si l'informe ha d'abordar una àrea específica, algunes o totes les funcions del departament de recursos humans. Pregunteu a qui rebrà l'informe, ja que això pot determinar quin tipus d'informació confidencial s'ha de revelar.
Sol·licite dades del cens dels empleats del personal de sistemes d'informació de recursos humans o gerent de TI. Segons el que cobreix el vostre informe de recursos humans, és possible que necessiteu que les dades s'ordenin segons diferents variables, com ara la durada i el rendiment, el departament o la divisió, i el salari. Si esteu construint un informe amb l'objectiu d'examinar la vostra política d'ocupació per a la igualtat d'oportunitats, serà necessària una classificació addicional basada en raça, sexe, edat, estatus veterà i discapacitat.
Reviseu les dades dels empleats per obtenir la precisió i la integritat. Feu correccions i, si cal, sol·liciteu una versió corregida de l'informe del cens dels empleats. La informació com la posició dels empleats, la tinença, la raça, el sexe, les assignacions de departament, l'assistència i el rendiment han de ser precisos per produir un informe complet.
Recopila còpies de formularis d'ocupació. Un informe integral de recursos humans s'adreça a polítiques i processos, per tant, revisa els formularis utilitzats per a cada tipus d'acció laboral. Muntar aplicacions, formularis d'avaluació del reclutador, documents d'avaluació de rendiment, informes disciplinaris i de reclamacions, formularis d'informació confidencials dels empleats i una còpia del manual del vostre empleat.
Escriu un esbós d'àrees d'enfocament. Les àrees suggerides inclouen: legislació que afecta els canvis als beneficis dels empleats; tendències laborals relatives a la força de treball multigeneracional; formació i desenvolupament per a la planificació successòria; oportunitats de desenvolupament promocional i professional demostrat ser eficaç en el seu lloc de treball; i, l'anàlisi de la facturació de l'empresa en comparació amb altres indústries i empreses.
Realitzeu investigacions sobre les àrees que voleu analitzar. Llegir articles, estadístiques, dades i revistes comercials per obtenir informació sobre les millors pràctiques de recursos humans per a cada àrea de focus. Prepareu un fitxer per a cada tema i col·loqueu la vostra recerca i la informació rellevant sobre el vostre lloc de treball a cada fitxer. Organitzar la vostra recerca i les dades d'aquesta manera fa que sigui més fàcil centrar-se en un tema a la vegada.
Construeix una anàlisi escrita per a cada àrea d'enfocament: una àrea a la vegada. Idealment, la vostra anàlisi contindrà una explicació de les dades del lloc de treball, una comparació de les dades amb pràctiques passades i les tendències laborals actuals i una recomanació de millora en cada àrea de recursos humans i funcions d'ocupació.
Esborreu una introducció al vostre informe de recursos humans. Expliqueu el propòsit de l'informe, a qui es distribueix l'informe i els resultats desitjats. Escriviu el vostre esborrany amb tanta detall com sigui possible, però mantingueu tota la introducció en aproximadament tres pàgines. Un resum executiu ben elaborat es prepara generalment després de completar l'informe, així com el resum executiu d'un pla d'empresa. El lector hauria de poder llegir la vostra introducció i entendre el tema de totes les seccions de l'informe.
