Com escriure procediments i polítiques

La clau per escriure procediments i polítiques fortes és fer que els documents siguin prou rígids per documentar les regles de l'organització, però prou flexibles per poder seguir-les fàcilment, principalment sense desviacions, ja que heu de documentar cada petita part de la vostra ruta dissenyada. Podeu escoltar els procediments i les polítiques denominades SOPs o procediments operatius estàndard en moltes organitzacions. Aquests documents constitueixen la columna vertebral d'una organització, de manera que escriure-los bé ajudarà a mantenir el negoci en el camí i vetllarà perquè els procediments estàndard es realitzin de la mateixa manera per tot el personal. Si treballeu en una indústria regulada, com ara empreses farmacèutiques o biotecnològiques, els SOP forts són absolutament crítics per a l'èxit del vostre negoci, ja que l'Administració de Drogues i Aliments busca aquests documents en primer lloc en qualsevol auditoria.

Escriure un resum de tots els procediments i polítiques que necessiti la vostra organització. Crear un breu resum de procediments i polítiques us ajudarà a organitzar la vostra redacció. Agrupar la política i els procediments per departament us pot ajudar a organitzar els vostres pensaments. Organitzeu l'esquema amb els documents més importants al principi perquè pugueu prioritzar la redacció dels SOP. Després de tot, cal començar en algun lloc i començar amb els mitjans més importants que almenys es faran. És possible que hàgiu de tornar a revisar aquests primers documents després d'haver escrit el SOPS. És imprescindible que els SOPS no entren en conflicte entre ells.

Trenqueu els procediments i les polítiques individuals en les tasques separades que implica la realització de cada document. A l'esquema, afegiu sub-tasques per a cada document perquè els passos siguin clars, lògics i en ordre. D'aquesta manera, gairebé s'escriuen els documents. Tanmateix, assegureu-vos d'afegir només els passos més amplis. Si escriu el vostre SOPS massa detallat, hi ha massa probabilitats de desviacions. No és bo.

Entrevista el personal que realitza les tasques. No deixeu de banda la valuosa entrada dels treballadors que realitzen les tasques actualment. Els SOPs haurien de documentar com es fan les coses i aquestes són les persones que coneixen. Per tant, pregunteu als treballadors i no als administradors que facin alguna redacció de projectes de documents. Sempre poden ser reforçades per un escriptor tècnic.

Completeu el vostre esquema amb procediments més detallats per al vostre personal. La millor pràctica és mantenir-lo senzill en escriure polítiques i procediments. També és una pràctica àmpliament acceptada per escriure en el nivell dels cinquens graus dels EUA, això vol dir que un cinquè grau hauria de poder llegir i comprendre cada paraula.

Decideix sobre qui signarà els procediments i les polítiques. L'inici de sessió hauria de contenir noms d'alt nivell perquè els patrons coneguin com es fan les coses. Algunes organitzacions executen totes les polítiques i procediments a través del departament de recursos humans o la seva branca legal per assegurar-se que no es trenquin les lleis.

Truqui a una reunió de revisió per reunir tots els signants en una habitació per discutir la política. Si és possible, fer que totes les parts s'uneixin en una sola habitació per debatre sobre una política específica faran que el document avanci a un ritme molt més ràpid que no pas passar-ho i demanar-ne comentaris. Si realment voleu accelerar les coses, estableixi un objectiu de la suspensió del SOP al final de la reunió.

Registre, data, control de versions i distribueix els procediments i polítiques finalitzats. Considereu donar a cada empleat un manual d'empleat que es pugui actualitzar amb els documents revisats segons sigui necessari. De fet, creeu una política i un procediment per gestionar els quaderns, incloent-hi l'auditoria dels manuals dels empleats periòdicament per assegurar-vos que tot el personal estigui actualitzat.

Reviseu els SOP aprovats actualment en una programació. Cada SOP s'ha de revisar anualment o, com a mínim, bianualment per assegurar-se que les pràctiques i polítiques no han canviat. Assegureu-vos d'obtenir noves signatures i dates perquè, si es audita, hi ha un rastre de paper clar de versions anteriors.