La confiança del consumidor s'esbufa sempre que hi hagi un escàndol corporatiu. A causa dels esdeveniments que van des dels rescats bancaris de 2008 fins al frau més recent de comptes de Wells Fargo, els consumidors necessiten assegurar-se que les empreses amb les que treballen són honestes i per sobre de bord. L'auditoria és una poderosa eina per tranquil·litzar els grups d'interès de la vostra empresa. Els fa saber que el vostre negoci segueix els estàndards adequats per a la comptabilitat.
Tot i que és natural preocupar-se si la seva empresa està sent auditada o està realitzant una auditoria, és una oportunitat per revisar les seves pràctiques comptables i trobar àrees per a la millora. Un cop finalitzada l'auditoria, el vostre auditor revisarà les seves conclusions. Si realitzeu una auditoria interna, haureu d'informar les vostres troballes de manera similar. Normalment, els auditors comparteixen els resultats d'auditoria en un format escrit estandarditzat que podeu revisar i implementar.
Què és una auditoria?
Una auditoria és una revisió objectiva de les pràctiques financeres de la seva empresa. Normalment, inclourà una revisió dels seus estats financers i altres registres financers per part d'un comptador amb llicència. El comptador compara els estats financers de la vostra empresa amb els llibres de comptabilitat i assegura que tot és precís. Alguns tipus d'organitzacions, com ara empreses sense ànim de lucre i empreses comercialitzades públicament, estan obligades a tenir periòdicament auditories externes per assegurar-se que utilitzen els fons confiats pels consumidors de forma responsable.
Quins són els diferents tipus d'auditories?
Hi ha dos tipus principals d'auditories: internes i externes. Una auditoria interna és una auditoria que realitza en el seu propi negoci. Vostè o la seva empresa nomena una persona amb coneixements i experiència en pràctiques comptables per revisar els seus llibres i estats financers i garantir que tot estigui en línia. A continuació, es registren els resultats d'auditoria interna als responsables de la decisió de la vostra empresa, que poden incloure els administradors, el consell d'administració o altres grups d'interès.
Una auditoria interna li dóna a vostè ia la vostra empresa l'oportunitat d'identificar i gestionar qualsevol risc i garantir la seguiment de les polítiques de la seva empresa. Podeu realitzar auditories internes periòdicament o de manera continuada. Les auditories internes són més flexibles que les auditories externes i poden incorporar departaments específics i els objectius més grans de la vostra empresa.
Les auditories externes són realitzades per un tercer que no està associat amb el vostre negoci. Poden ser conduïdes o supervisades per organitzacions reguladores com la Junta de Supervisió de Comptabilitat de l'empresa pública. El PCAOB estableix els estàndards d'auditoria de les empreses i corredors de valors públics. Aquestes auditories externes informen públicament els seus resultats d'auditoria.
Hi ha diversos tipus d'auditories externes, incloses auditories de compliment, auditories operatives i auditories d'estats financers. Les auditories de compliment garanteixen que la vostra empresa compleixi els requisits reglamentaris. Les auditories operatives revisen el rendiment de la vostra organització i proporcionen recomanacions per a la millora. Les auditories de les declaracions financeres també es denominen auditories de testimonis, i en aquest tipus d'auditoria, l'auditor revisa els estats financers i les operacions comptables de la vostra empresa.
Quins són els passos de l'auditoria?
Si està considerant una auditoria interna o externa per a la seva empresa, és important conèixer els passos que comporta. Una auditoria exhaustiva requereix molt de temps, però la pau de la ment resultant val el compromís del temps. Quins són els passos de l'auditoria? En general, una auditoria inclou planificar, recollir proves i emetre un informe amb els resultats de l'auditoria.
En l'etapa de planificació, aclareix l'abast de l'auditoria i quant de temps durarà l'auditoria. També programeu les reunions necessàries o visites in situ perquè l'auditor pugui revisar els vostres procediments. El següent pas és recollir proves. La recollida d'evidències inclou l'observació de les pràctiques i procediments comptables, provant els procediments de control de la vostra empresa i obtenció i revisió de registres i declaracions financers. L'auditor analitza i inspecciona les proves per preparar-se per al següent pas.
En l'últim pas, el vostre auditor prepara un informe amb els resultats de l'auditoria, que de vegades s'anomena opinió d'auditoria. L'auditor presentarà l'informe als grups d'interès requerits i també pot publicar els resultats públicament segons el tipus i l'abast de l'auditoria.
Com informar els resultats de la verificació
Si realitzeu una auditoria interna, podeu preguntar-se com informar els resultats de l'auditoria. Normalment, els resultats de l'auditoria interna i externa es reporten per escrit i es publiquen verbalment als grups d'interès.
Per a auditories externes i internes, hi ha una estructura general que segueix la majoria dels informes escrits. Per a les auditories de compliment, l'organització de supervisió pot tenir requisits específics per a què cal incloure en l'informe escrit. Un informe d'auditoria escrita s'hauria d'escriure de forma concisa i d'una manera fàcil d'entendre pel lector. També ha d'incloure proves per a qualsevol auditoria.
En general, un informe d'auditoria té tres seccions: una introducció, una secció que descriu l'abast de l'auditoria i l'opinió de l'auditor, que descriu els resultats de l'auditoria. La introducció estableix les responsabilitats de l'auditor i les responsabilitats del vostre negoci en relació amb l'auditoria. Normalment també s'inclourien els noms de l'auditor o auditors i les dates de l'auditoria.
La secció d'abast descriu el procés d'auditoria. Indica les àrees auditades, que van completar l'auditoria i quan i quins criteris es van utilitzar per dur a terme l'auditoria. Si es tracta d'una auditoria externa, per exemple, indicaria quines normes del cos de govern s'utilitzaven per mesurar els resultats de l'auditoria. Per a una auditoria interna, es referiria als estàndards i polítiques de l'empresa que s'utilitzaven. La secció d'abast també descriu exactament el que va fer l'auditor. L'auditor inclouria els informes financers que revisava i quines proves realitzava.
L'opinió de l'auditor és l'apartat final de l'informe. Aquí és on l'auditor fa constar el que ha trobat i si el vostre negoci compleix els criteris de l'auditoria. Depenent del tipus d'auditoria, l'auditor també pot incloure recomanacions per millorar o resoldre problemes que es van trobar durant l'auditoria.
Després d'escriure el seu informe, l'auditor generalment presentarà les seves troballes als grups d'interès de la companyia. En una gran organització sense ànim de lucre, per exemple, presentaria les seves troballes a un comitè d'auditoria, que supervisa el procés d'auditoria. La comissió discutirà els resultats de l'auditoria amb l'auditor i demanarà preguntes abans que presentin l'informe d'auditoria al seu consell d'administració.
Si realitzeu una auditoria interna, el millor mètode per escriure resums i recomanacions d'auditoria és clarament el que vau fer, quan ho vau fer i el que vau trobar. El vostre informe no ha de ser llarg. Cal ser clars i convincents perquè els directius i executius de la vostra empresa prenguin mesures en funció dels seus resultats, especialment si trobeu àrees que necessiten millores.
Quins són els diferents tipus de resultats d'auditoria?
Una auditoria exhaustiva pot revelar àrees de debilitat que cal millorar. En el pitjor escenari, pot trobar el frau o la mala gestió que necessiteu informar adequadament a les autoritats i l'adreça. Les auditories externes solen informar els resultats de l'auditoria com una de les següents: una opinió no qualificada o neta, una opinió qualificada, una opinió adversa o una exempció de responsabilitat d'opinió.
Una opinió no qualificada és l'escenari millor si el vostre negoci està passant per una auditoria externa. Significa que l'auditor ha pogut completar l'auditoria i que la vostra empresa compleix els criteris de l'auditoria. Per exemple, en una auditoria d'un extracte financer, una opinió no qualificada significaria que les declaracions s'ajustin als principis comptables generalment acceptats.
Una opinió qualificada significa que hi ha hagut un problema amb l'auditoria. L'auditor pot no haver tingut accés a tota la informació i documents que necessitava, per exemple, o potser no s'hagués complert amb els estàndards acceptats per a la zona auditada. En una auditoria d'auditoria financera, això pot significar que l'auditor va trobar una o més àrees en què els principis comptables generalment acceptats no es seguien. Tot i que aquest no és el resultat ideal per al vostre negoci, es pot abordar de forma ràpida i senzilla.
Una opinió adversa és molt més greu. Indica que l'auditor ha trobat una representació errònia o errònia en l'àrea auditada. En el cas d'una auditoria d'un extracte financer, una opinió adversa significa que l'auditor ha comprovat que els estats financers de la seva empresa no s'alineen amb les pràctiques comptables generalment acceptades. Aquest resultat és relativament poc freqüent i pot tenir un impacte negatiu en les empreses que cotitzen en borsa pública. Algunes empreses han vist una caiguda en els preus de les seves accions, per exemple, després d'haver emès una opinió adversa.
Una renúncia a l'opinió significa que l'auditor no ha pogut completar l'auditoria. Això pot ser perquè els estats financers no estaven disponibles o que l'auditor no tenia accés complet a la informació que necessitava. També pot significar que la gestió de la vostra empresa no ha estat cooperativa amb l'auditor. De vegades també indica que hi ha hagut un conflicte d'interès per part de l'auditor. Per exemple, pot tenir un interès financer en l'empresa que s'està verificant.
Encara que una exempció de responsabilitat d'opinió no és el millor escenari per a vostè o la seva empresa, tampoc no és el pitjor. Fonamentalment significa que no hi ha opinió i que l'auditoria s'hauria de completar en un moment futur.
Com respondre als resultats d'auditoria
Si la vostra empresa ha completat recentment una auditoria interna o externa, és fonamental respondre a les conclusions de l'auditoria. El primer pas és revisar acuradament l'informe d'auditoria amb els auditors. Demana preguntes als auditors per aclarir els resultats i la seva experiència en treballar amb la vostra empresa. Podeu preguntar sobre la forma en què els membres del personal de la cooperativa es trobaven amb els auditors, per exemple. També podeu preguntar si hi ha hagut canvis al pla d'auditoria original o si l'auditor experimenta dificultats durant el procés d'auditoria.
Si l'auditor ha trobat àrees que requereixen millores, consulteu aspectes específics. Assegureu-vos d'explicar què és el problema i quin document o prova ha descobert el problema. També podeu preguntar si l'auditor té recomanacions específiques per resoldre l'àrea.
Fins i tot si no es va trobar cap problema, encara podeu aprofitar els coneixements i l'experiència del vostre auditor. Podeu preguntar com es compara la vostra organització amb altres organitzacions similars, per exemple. També podeu sol·licitar recomanacions generals per millorar els vostres procediments comptables o pràctiques d'informes.
En el cas d'una opinió adversa o qualificada, hauríeu de considerar proporcionar una resposta formal i escrita. Podeu respondre per escrit, depenent de les polítiques de la vostra empresa o de l'òrgan de govern que superviseu la vostra auditoria. La seva resposta hauria de tractar directament tots els problemes plantejats en l'informe i discutir el seu pla per resoldre els problemes plantejats en els resultats de l'auditoria. Hauríeu d'incloure passos específics i mesurables per a la millora i un calendari quan es completin aquests passos. En el cas d'una opinió adversa, podeu consultar un advocat abans de finalitzar o publicar la seva resposta.
L'aspecte més important de respondre a les conclusions de l'auditoria -i tal vegada tot el procés d'auditoria- és recordar que l'auditor no és un enemic. L'auditor està aquí per ajudar-vos a millorar i assegurar-vos que mantingueu la confiança del públic. Encara que passar per una auditoria pot ser un procés estressant i espantós, pot donar-li a vostè i al seu negoci l'oportunitat de millorar. És possible que trobeu maneres de millorar el vostre procés de comptabilitat, per exemple, que en última instància pot estalviar temps i diners.
