Hi ha diverses raons per les quals un empleat pot necessitar una prova que treballa per a vostè. En general, és perquè algú, un propietari, per exemple, vol confirmar que el vostre empleat té un treball i un ingrés estable. Els empleats estrangers poden necessitar una carta de verificació per obtenir una visa. Escriure la lletra no és complicat, sempre que tingueu cura de no lliurar cap informació confidencial.
Plantilles i formularis
Comproveu si el vostre departament de recursos humans té una plantilla estandarditzada per a les cartes de verificació. És una pràctica habitual, especialment en empreses més grans. La plantilla fa que sigui més ràpida perquè l'escriptor finalitzi, i HR no ha de preocupar-se per la carta que diu alguna cosa malament. Si la carta és per qualificar l'empleat per a algun tipus de prestacions del govern, l'agència implicada pot tenir una forma estandarditzada. Correspon al treballador introduir el formulari, després del qual ho completes.
Mantingui-ho formal
Una carta de verificació no és amigable i no és una escriptura creativa. És un negoci pur, així que envieu-lo al paper de carta de la vostra empresa, escrit en format empresarial estàndard. Signa com qualsevol altra carta comercial. Una línia de tema: "Verificació d'ocupació per a Jane Doe": permet al destinatari conèixer el tema. El text és on es diu al destinatari que Jane Doe efectivament treballa per a vostè, i quin és el seu salari, si és necessari. Quan escriviu a la immigració, és possible que hàgiu d'incloure detalls sobre el temps que ha treballat per a vostè i quins són els seus càrrecs laborals.
Segueix les normes
Consulteu amb el vostre departament de recursos humans no només les plantilles disponibles, sinó els procediments que requereixi seguir. Pot ser una norma de l'empresa, per exemple, que abans d'enviar informació d'un empleat, l'empleat ha d'autoritzar per escrit. Confineu la lletra als fets més descoberts que us demani: Si la carta no sol·licita informació salarial, no proporcioneu cap. Eviteu comentaris a mà sobre la personalitat o el rendiment d'un empleat que podria tornar a mossegar-vos.
Coses a observar
Les cartes de verificació rutines de so, però les decisions importants: el vostre empleat obté un apartament o una pòlissa d'assegurança? - pot dependre d'ells. No tireu les respostes: obteniu els fets sobre feines de feina o salaris dels registres de la vostra empresa abans de posar-los en paper. (Revisa la carta abans d'enviar-la o tingui recursos humans, ho faig. Escrigui 50.000 dòlars quan el salari de l'empleat sigui de $ 60,000 podria afectar si obté l'apartament.
