El registre és un sistema antic que fa que sigui més fàcil trobar documents. Aquests documents poden incloure cartes, memos, registres financers, informes i altres formes de correspondència. Per aconseguir un sistema de presentació coherent i eficaç, cal utilitzar els procediments adequats. Fins i tot en l'era electrònica actual, les empreses i les oficines domèstiques encara necessiten mantenir fitxers en paper.
Categories
Agrupeu els vostres fitxers en categories. La categoria principal serà l'encapçalament principal, que representarà tots els altres fitxers que se situaran sota d'ell (subcategories). Depenent de l'abast de la categoria, pot incloure tot el calaix del gabinet de presentació. Per exemple:
Categoria: Nòmines Registres 2014 Subcategories: Nòmines Registre Gener de 2014 Nòmines Registre Febrer 2014 Nòmines Registre Març 2014
Continueu les subcategories fins al final de l'any. Si la vostra categoria omple un calaix sencer, feu una etiqueta i col·loqueu-la a l'exterior del calaix; etiqueteu les carpetes de les subcategories i col·loqueu-les dins del calaix. Utilitzeu carpetes penjants per a les vostres categories quan tingueu diverses categories per a un calaix i col·loqueu les carpetes de fitxers de subcategories etiquetats dins d'elles.
Regles de presentació
Les dues regles de presentació bàsiques són l'ordre alfabètic i la data de presentació. Quan realitzeu la presentació alfabètica, feu el fitxer segons la lletra de l'alfabet. Per a la presentació de dades, envieu els fitxers més recents a la part superior. Hi ha diverses regles que s'apliquen a la presentació alfabètica.
Al presentar per nom, escriviu la primera lletra (és a dir, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Quan el primer nom sigui idèntic, escriviu-hi la segona lletra (és a dir, Ace, Adele, Angie, agost).
Arxiu per cognom (és a dir, Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Arxiu per inicial quan els cognoms són idèntics (és a dir, Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Utilitzeu la primera lletra del prefix quan el cognom contingui un prefix (és a dir, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Arxiu del primer cognom quan hi ha dos (és a dir, Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Arxiva fitxers Mac, Mc, M 'com Mac; arxiu Sant i Sant com Sant (és a dir, MacIntyre, McKnight, M'Clever o Saint Paul's, St. Mary's).
Manteniment d'arxius
Una vegada que el vostre sistema de presentació estigui ben preparat, heu de mantenir-lo. Teniu una safata designada per a tots els documents que s'han de presentar; no els mantinguis ajaguts. No embalar les carpetes ni els calaixos amb els fitxers; això fa que sigui més difícil d'extreure'ls. Intenta fer una presentació almenys una vegada al dia. Si teniu una petita empresa, feu-ho un cop per setmana. Si teniu fitxers que usen l'ús, feu nous fitxers per a ells. Poseu paper no desitjat a la paperera de reciclatge o trituradora. Si els vostres fitxers són confidencials, sempre recordeu de bloquejar els calaixos.
