Les empreses de totes les mides requereixen l'ús de la comptabilitat fins a cert punt. En comprendre com funciona la comptabilitat, hi ha diverses pràctiques i procediments bàsics per investigar. La comptabilitat es gestiona de manera relativament igual, independentment de la mida de l'empresa o de la indústria en què es troba. La comptabilitat es basa en el que es diu un llibre major i cada empresa té una.
Llibre major
Cada empresa té un llibre major general, un llistat de la seva cartera de comptes i saldos de cadascun d'ells. Un diagrama de comptes és una llista de tots els diferents comptes que té una empresa. Hi ha cinc tipus de comptes: actiu, passiu, patrimoni net, ingressos i despeses. Dins de cadascuna d'aquestes cinc categories hi ha nombrosos comptes. El llibre general registra cada compte de forma individual per les transaccions que es produeixen dins del negoci. Cada vegada que es produeix una transacció, es publica una entrada al llibre general. El llibre general serveix de referència quan es necessita informació sobre les transaccions.
Estats financers
Un altre procediment de comptabilitat bàsica és la generació d'estats financers. Els estats financers d'un negoci es produeixen normalment al final de cada mes i sempre es produeixen al final de cada exercici. Els tres estats financers generats generats són el compte de pèrdues i guanys, el balanç i la declaració del patrimoni net. Moltes empreses també produeixen una declaració de fluxos d'efectiu. El compte de resultats mostra els ingressos i despeses de la companyia i mostra un resultat final de la pèrdua o guanys net de la companyia a partir d'un període determinat. El balanç és una instantània dels actius, passius i patrimoni de la companyia durant un dia concret. La declaració de patrimoni mostra saldos i canvis per les quantitats patrimonials que cada propietari té. Una declaració de fluxos d'efectiu indica el bon funcionament d'un flux de caixa de l'empresa.
Tancament de llibres
Un procediment estàndard per a les empreses és el tancament dels seus llibres. Això es produeix al final de cada exercici i després de totes les transaccions, incloses les entrades d'ajust, es registren i publiquen. El tancament dels llibres requereix comptes de tancament que tinguin saldos temporals. Els comptes amb saldos temporals inclouen comptes d'ingressos i despeses. Els comptes temporals són simplement els comptes que s'utilitzen per rastrejar els imports durant un període determinat. Quan finalitza el període, els comptes es tornen a zero i es tornen a utilitzar l'any següent.
