Una empresa pot fer front a centenars o milers de fitxers cada any. L'organització elimina aquesta impressió sorpresa, estressada que rep mentre busca alguna cosa important. El sistema de presentació adequat pot ajudar al vostre negoci a funcionar amb més facilitat i eficàcia.
Articles que necessiteu
-
Fitxers
-
Arxius penjats
-
Etiqueta de fitxes
Analitzar els vostres fitxers. És millor ordenar-los pel cognom del client, per projecte o cronològicament? Trieu les característiques que usareu mentre cerqueu un fitxer.
Etiqueta els vostres fitxers amb claredat. Separeu els fitxers més petits en categories a la carpeta penjada. Per exemple, "juliol de 2008" pot tenir la seva pròpia carpeta penjada marcada, i podeu inserir tots els contractes o carpetes d'aquest mes a la carpeta penjada.
Separar arxius en diferents gabinets de presentació. Tenir un gabinet per a fitxers administratius, com demanar subministraments, informació sobre nòmines i currículums; un altre gabinet per a fitxers de clients amb contractes acabats i informació de pagament i projecte; i qualsevol altre tipus que necessiti la vostra empresa. Etiqueta els armaris amb claredat.
Proveu el vostre sistema de fitxers abans de presentar-lo als vostres companys de feina. Assegureu-vos que podeu trobar tot fàcilment i que la forma en què ha organitzat les coses té sentit. Si heu organitzat tot de manera cronològica, però la prova mostra alfabèticament té més sentit, canvieu el vostre sistema.
Truqui a una breu reunió i expliqui el sistema de presentació. Assegureu-vos que tothom entengui el funcionament del sistema i la importància de seguir el sistema.
Decidiu qui farà la presentació. Podeu delegar la presentació a una persona o deixar que cada treballador realitzi la seva pròpia presentació. Els empleats poden tenir un gabinet d'arxiu a les seves oficines, però encara necessiteu un sistema de registre central, idealment amb una persona a càrrec.
Arxiu documents importants diàriament. La presentació de rutines us ajuda a mantenir-vos organitzada i manté la presentació de fitxers com una tasca més gran del que necessita ser. Utilitzeu safates de presentació a cada oficina i assegureu-vos que les safates es buiden al final de cada dia laboral.
Avalueu el sistema de registre cada sis a 12 mesos. Purga material obsolet del vostre sistema.
