Els sistemes de gestió de registres amb èxit registren registres de manera segura i creen un mètode organitzatiu per a la creació, manteniment, ús i eliminació de registres. La creació i l'actualització contínua de les pautes de gestió del registre són essencials per mantenir la integritat del sistema. Amb pautes de requisits d'informació, mètodes d'entrada, cronogrames d'emmagatzematge i còpia de seguretat, normes de seguretat i informes precisos, podeu crear un sistema de gestió de registres eficaç.
Informació
Desenvolupeu pautes per a quin tipus d'informació vol que la vostra empresa vulgui i que deseu emmagatzemar. Això hauria d'incloure contractes, fitxers d'empleats, documents d'incorporació, registres de clients, dades reglamentàries, registres financers i qualsevol altra informació pertinent que necessiti l'empresa. Compileu aquesta llista consultant amb diversos departaments per garantir la integritat i el compliment de totes les necessitats funcionals. Reviseu la llista definitiva amb l'advocat legal de la vostra empresa per verificar que la informació necessària per complir amb les obligacions legals s'inclou a les vostres pautes d'emmagatzematge de gestió de registres.
Mètodes d'entrada
Dissenyeu una metodologia d'entrada de registre per a cada tipus de registre. Els registres es poden introduir manualment, importats de sistemes complementaris o d'entrada a través d'un sistema d'escaneig. Aquests mètodes d'entrada han de ser fiables i segurs. Per a intercanvis electrònics, posa en pràctica els controls de redundància que garanteixen transferències precises. Per a l'entrada manual, inicieu un sistema de controls de qualitat per garantir la precisió.
Emmagatzematge
Designeu els cronogrames d'emmagatzematge per a cada tipus de registre registrat al sistema. Les línies de temps han de tenir en compte les obligacions legals, les restriccions del sistema de dades i la funcionalitat. Per a registres d'accés poc freqüent, consideri un sistema d'emmagatzematge complementari que permeti accedir ocasionalment als registres. Aquests registres es poden comprimir per minimitzar les necessitats d'emmagatzematge. Emmagatzemar registres lluny del vostre sistema de registre principal permet que els registres més utilitzats s'extreuen més ràpidament. Les directrius de gestió del registre han d'incloure procediments rutinaris de còpia de seguretat i, preferiblement, l'emmagatzematge duplicat fora de lloc dels registres crítics.
Seguretat
Un pla de seguretat en profunditat és una part essencial del vostre pla de gestió de registres. Agrupeu grups en grups classificables per la seguretat i assigneu accés segur i protegit per contrasenya als grups d'empleats adequats. Aquest control de seguretat també s'hauria d'aplicar a qui tingui accés a dades d'entrada, realitzar manteniments i utilitzar o destruir registres. Reviseu rutinàriament l'aprovació de la seguretat per garantir el compliment de les obligacions de la companyia i les normatives. Incorporeu l'aclariment de seguretat als nous procediments dels empleats i finalitzeu els tràmits dels empleats.
Informes
L'informe de rutina hauria de formar part del vostre sistema de gestió de registres. Aquests informes han d'incloure llistes d'usuaris que han accedit a dades confidencials, canvis en la neteja de seguretat, informes d'errors per a registres incomplets i registres que estan subjectes a eliminació. Afegiu informes per a qualsevol àrea de dades crítiques.
