La correspondència empresarial no s'atura una vegada que el contracte està signat; vostè pot tenir diverses ocasions addicionals per discutir el tema a través de cartes. Per exemple, si teniu un contracte amb una universitat com a professor de seguiment, rebreu diversos exemples de correspondència que es refereixen al vostre contracte, com ara quan s'inicien els vostres beneficis i molts altres assumptes que heu de fer arribar al moment de començar treballar Com a supervisor, sovint hauràs d'escriure cartes que citen el contracte original d'una manera que recordi a l'empleat o al client on pot trobar la informació.
Indiqueu al destinatari el que necessita saber, i després cridi l'atenció sobre el contracte o la zona del contracte que conté la informació essencial. Per exemple, "Els vostres beneficis començaran dues setmanes després de la data d'inici, tal com s'indica a la línia 5a de la pàgina 2 del vostre contracte". No necessiteu un estil de cita formal com l'estil American Association Psychological Association (APA) per citar el contracte; només cal fer referència al contracte i al número de pàgina rellevants.
Tingueu en compte si necessiteu citar seccions del contracte en lloc de referir-se només a ell. Si el contracte és llarg o molt complex, hauríeu de citar la secció corresponent i, a continuació, explicar en quin número de pàgina i número de secció es troba la informació.
Digueu-li al destinatari que li agradaria proporcionar una altra còpia del contracte per a la seva referència si ha perdut la seva còpia. Doneu-vos la vostra informació de contacte, com ara la vostra adreça de correu electrònic o el número de telèfon, si teniu preguntes o voleu demanar una còpia addicional del contracte.
