Una carta de negocis pot incloure adjunts que reanuden la informació de la carta o proporcionen detalls addicionals per a una millor comprensió. El terme adjunt és sovint intercanviat amb el terme tancament. Malgrat les seves similituds, no són una sola cosa. La comprensió de les diferències entre els dos i com citar-los en les vostres lletres comercials farà que sembli més professional i fins i tot us ofereixi avantatges competitius.
Consells
-
Quan citeu un adjunt o un recinte en una carta comercial, tingueu en compte el nom o el nom del document adjunt entre parèntesis.
Adjunt vs. recinte
En primer lloc, assegureu-vos d'entendre la diferència entre adjunts i tancaments. Si bé els dos permeten proporcionar més informació i recursos addicionals, representen coses diferents.
Com el seu nom indica, un fitxer adjunt és un document o fitxer adjunt a una carta. Es considera que forma part de la lletra, ja que destaca els punts clau, ofereix més informació o dóna suport a la seva declaració. Quan escriviu la carta, consulteu els documents adjunts. Per exemple, podeu adjuntar un contracte i esmentar-lo a la carta juntament amb la informació rellevant sobre el que comporta.
Els tancaments, d'altra banda, són documents separats. Per exemple, si envieu una carta de negocis a un nou soci potencial, podeu incloure un fulletó, estudi de mercat o un gràfic de comparació. No és necessari fer referència a aquest document a la carta. L'elecció correspon a vostès.
Adjunts al text
Quan citeu la informació d'un altre document dins del text, utilitzeu parèntesis en correus electrònics o correus electrònics. Tingueu en compte el nom del fitxer o document adjunt entre els parèntesis. Suposant que una carta es refereix a una queixa telefònica, la cita inclouria el nom del document de queixa, com ara: (Tancat: Servei d'atenció al client, 1/5/2017).
Les cites en text afegeixen informació addicional al contingut de la lletra. La cita pot referir-se a dades de fulls de càlcul, transcripcions o altres lletres. Utilitzeu noms de fitxer de fàcil lectura que descriguin el document. Si el document està imprès, el títol de la mateixa manera. També és acceptable assignar adjunts amb lletres alfabètiques, com ara "Adjunt A."
Com fer referència a diversos fitxers adjunts
A més d'utilitzar una cita en text dels fitxers adjunts, també recordeu al vostre lector els fitxers adjunts al final de la lletra. Sota el nom del signant a l'extrem inferior esquerre, escriviu "Adjunts". És opcional que es mostri el nom de tots els fitxers adjunts al final de la lletra, però és una bona pràctica, especialment si hi ha molts d'ells. Això donarà al destinatari una millor idea de què esperar i quins fitxers necessita més.
Com utilitzar tancaments
No es fa referència sovint als tancaments en el text actual, però aquesta no és una regla difícil. Si els tancaments es citen dins de la carta comercial o memòria, utilitzeu el mateix mètode descrit per als fitxers adjunts. Alguns exemples d'un recinte inclouen un currículum vitae o una aplicació. Aquests fitxers es fan referència al final de la lletra sota el nom imprès del signant al llarg del marge inferior esquerre.
Utilitzeu "Recinte" per a un recinte i "Recintes" per a més d'un. També és acceptable afegir el nombre total d'elements inclosos, com ara Tancaments: 4. Si un document es cita a la lletra però no està tancat amb ell, tingueu en compte això com "w / o Enclosures".
Format del govern recomanat
En la correspondència governamental, de vegades es fa una diferenciació entre una carta comercial i una nota. Amb lletres, la cita es coneix com un "recinte", mentre que els memos solen referir-se a ells com a "adjunts". Sovint, aquests documents es refereixen al text d'acord amb una lletra alfabètica assignada, com ara "Adjunt A."
Llista tots els fitxers adjunts o tancaments, fins i tot si es necessita una segona pàgina per fer-ho correctament, indicant "Adjunts: pàgina 2." Si un document referenciat no està disponible, això es nota incloent "w / o encl". per permetre a la recepció saber que el document no està disponible i que no està tancat. Consulteu amb entitats governamentals específiques per obtenir informació específica sobre plantilles o directrius de format únic.
