El personal administratiu mai no rep la glòria ni la fama, però sense ells, els llocs de treball estan condemnats a la ineficàcia i l'estancament. Els administradors de qualitat fan la diferència en l'eficàcia amb què altres fan els seus llocs de treball. Proporcionen suport i s'enfronten a l'interminable flux de tasques que fan que qualsevol empresa funcioni darrere de les escenes.
Què és un auxiliar administratiu?
Els assistents administratius omplen una varietat de funcions a la configuració de l'oficina. Els seus llocs de treball poden entrar a la categoria d'assistent personal si estan dedicats a un executiu o poden ser la clau per a una petita oficina exitosa i bulliciosa, on solament manegen trucades, tràmits i altres tasques en suport de tota la plantilla.
La majoria d'ocupacions d'assistents administratius impliquen el maneig de correu electrònic, la presa de trucades telefòniques o la col · locació de trucades a clients i altres empleats, corregir la paperassa i gestionar els sistemes de registre. Sovint, participaran en l'embarcament de nous empleats. Poden gestionar terminis per a l'oficina o executius sènior, fer cites i mantenir-se al corrent dels calendaris. Sovint tractaran cites de manteniment programades regularment, com ara garantir que la companyia d'aigua vingui a netejar el refredador d'aigua i altres tasques rutinàries.
Els detalls finits d'un assistent administratiu depenen de l'empresa i de les persones que treballen. Si treballen en una oficina de comptabilitat, poden necessitar coneixements pràctics sobre els procediments comptables. Si estan en una empresa de postproducció de televisió, hauran de conèixer la producció de pel·lícules i TV. Per a una empresa de publicitat, haureu de tenir un coneixement bàsic de les compres d'anuncis i de les creativitats i els clients.
Els llocs d'assistència administrativa poden ser una manera excel·lent d'obtenir una visió general del que fa una empresa, i és possible treballar en altres llocs de treball o fer-vos sentir quins són els rols més adequats per a ells. D'altra banda, hi ha assistents administratius de carrera que estimen les ofertes variades i el ritme ràpid que porta la feina als seus dies.
Quines tasques dels assistents administratius?
És possible aconseguir un gran treball d'assistent administratiu amb només un batxillerat, però algunes ajudes a la universitat, especialment per a llocs de treball sota executius. Més importants són les habilitats específiques de treball, com ara tenir una bona comunicació tant per escrit com durant la parla, ja que hi ha tantes missatges de correu electrònic i manipulació de telèfons. Sovint, els administradors han de tenir un bon tacte i una diplomàcia, ja que hauran de tractar amb clients irates o ser la part neutral entre el personal de la seva oficina. Però totes les seves habilitats de comunicació seran resoldre si no són bons oients amb un cap per obtenir detalls.
Les habilitats informàtiques són imprescindibles, incloent saber com utilitzar programes com Microsoft Word, Excel i Outlook. L'entrada de dades pot ser una tasca necessària, i poder dominar ràpidament qualsevol programa que utilitzi l'empresa, com ara la gestió de bases de dades o les aplicacions de col·laboració d'equip, ajudarà a que un administrador tingui èxit.
En general, serà necessari comprendre tots els aspectes del mailing i pot suposar conèixer-se a prop de USPS per manipular el correu quotidià i les màquines de franqueig de treball, però també conèixer els sistemes de missatgeria com FedEx, UPS i fins i tot com convocar missatges de bici locals.
Les funcions administratives menys glorioses consisteixen a mantenir l'oficina ben proveïda de subministraments. Des del paper a la tinta i les corretges de la impressora, aquestes són la columna d'alimentació d'una oficina que funciona bé, i és el domini de l'assistent d'administrador. Així també està manejant el manteniment i manteniment d'equips d'oficina com copiadores, ordinadors i molt més. No necessàriament hauran de solucionar aquestes coses, però hi ha una mica de solució de problemes molt lluny, i la resta del temps poden trucar al departament de TI o arribar a reparar a les persones.
Quines qualitats necessita el personal administratiu?
Tenir un comportament i una aparença professionals que es relacionen amb la imatge de l'empresa recorren un llarg camí en aquest treball perquè els ajudants administratius solen ser la "cara frontal" d'una empresa o la primera impressió que obté d'un executiu mentre treballen aquests taulells.
Estar organitzat és crític. Administrar tots aquests horaris, tornar trucades, emetre memoràndums, actualitzar fulls de càlcul, mantenir el sistema de presentació, tot això requereix de bones habilitats d'organització i la capacitat de mantenir-se al marge de moltes coses de manera contínua. Relacionats, per descomptat, són habilitats de gestió del temps, perquè els terminis són constants, i si un contracte s'envia massa tard o una trucada no es torna amb promptitud, pot causar que les negociacions de negocis siguin inestimables.
Ser genial per al treball en equip és fonamental, ja que això és el que suposa el paper de personal de suport, però també ho fa. Mantenir-se al corrent dels projectes i ser un iniciador és essencial, i és obligatori fer-ho en un entorn ocupat amb interrupcions constants. Els dies s'omplen amb les trucades, les persones que necessiten ajuda i les tasques emergents que requereixen solucions immediates, però encara hi ha els projectes en curs que tots necessiten completar, i el personal d'administració ha de sobresortir a tots dos.
Quins conjunts d'habilitat són valuosos?
Més enllà de les habilitats normals habituals necessàries per a una carrera exitosa en el treball de suport administratiu, hi ha moltes altres habilitats que poden separar una del paquet i donar-los una avantatge en llocs de treball d'administració més pagats i més acusats.
Ser bilingüe o multilingüe és una habilitat fantàstica per tenir. Conèixer espanyol, alemany, xinès, indi o altres idiomes comuns en negocis nacionals o internacionals pot fer que un administrador sigui extremadament valuós, i aquests rols sovint paguen més.
Algunes altres habilitats potencialment valuoses són conèixer les xarxes socials, tenir coneixements bàsics en la comptabilitat, ser experts en escriure informes i analitzar dades i tenir una comprensió pràctica de legalitats i contractes.
En definitiva, els ajudants administratius han de buscar llocs de treball en àrees professionals que els interessen. Algú que estima la llei ha de treballar en un despatx d'advocats perquè haurà d'aprendre una mica sobre la professió per dur a terme eficaçment allà. De la mateixa manera, una persona que no li agrada la medicina no ha d'aspirar a treballar en un consultori mèdic. Com més se sap sobre el negoci realitzat en el lloc de treball, més valuós es converteixen en assistents i més possibilitats seran promogudes.
Què fan els assistents administratius?
Els llocs d'assistència administrativa varien enormement i la compensació augmenta en funció de l'abast de les seves responsabilitats laborals, la seva experiència i l'antiguitat d'aquells que ajuden. Així, un assistent d'administració d'una petita oficina guanyarà menys d'un per una divisió d'alta velocitat i guanyadora d'una casa de publicitat, i els dos obtindran menys que un personal administratiu executiu que treballa exclusivament per a un CEO.
Segons Indeed.com, quan es va obtenir una mitjana dels salaris que es van oferir en les llistes de llocs de treball d'octubre de 2018, els assistents d'administració d'entrada van rebre $13.05 per hora o aproximadament $28,000 anualment. D'altra banda, Salary.com informa que un assistent administratiu júnior experimentat guanya, de mitjana, $40,588, a partir de setembre de 2018. El mateix lloc informa sobre el salari mitjà de l'assistent administratiu d'un CEO com $77,913, però els salaris d'alt rang, incloent els paquets de beneficis, van ser tan alts com $95,219.
El futur dels assistents administratius
La tecnologia està canviant ràpidament, fent que la nostra vida sigui més productiva, organitzada i ràpida que mai. Es podria pensar que això posa en perill l'ocupació d'assistents administratius del futur, però no és així. De fet, d'alguna manera, se'ls dóna encara més oportunitats.
Avui, "assistents virtuals" són una carrera creixent. La capacitat de treballar de forma remota i estar en contacte per telèfon i vídeo amb els seus empleadors fa possible que els assistents treballin per a persones de tot el món. Aquesta és una oportunitat creixent de carrera per a aquells que volen treballar des de casa o fora. Algunes VA treballen directament per a empreses, algunes són emprades per tercers i moltes ja són autònoms i treballen a temps parcial per a dos o més empresaris per setmana. Per ser un VA reeixit, es requereix més autoconfiança i diligència, ja que treballar remotament significa necessitar mantenir-se motivat pel vostre compte.
A les oficines tradicionals també, els assistents administratius no tenen res a témer: el seu treball continuarà essent clau per a l'èxit de qualsevol lloc de treball. El que pot canviar és el nivell de competència informàtica que s'espera que tinguin a mesura que l'automatització i la confiança digital continuïn augmentant, de manera que aquells que segueixen mantenint tendències i tecnologies tindran avantatge sobre els seus companys.
