El propòsit d'un sistema de control de documents és assegurar-se que els documents que utilitza la vostra organització són efectius i actuals. Això es pot aconseguir mitjançant una simple llista de documents coneguts com a llista mestra.
Manual de polítiques i procediments
Abordar el control del document dins del vostre manual de polítiques i procediments hauria de ser el primer pas. A més, la vostra organització hauria d'identificar un administrador per supervisar el control del document, ja que és responsable de la llista mestra de documents.
Master List of Documents
Creeu una llista mestra que identifiqui els documents utilitzats a l'organització per operar amb eficàcia. Exemples de documents inclouen manuals de procediments, manuals de qualitat, instruccions de treball i formularis. Utilitzeu un format de full de càlcul, incloeu el nom del document i la versió. Si fa referència a un procediment d'ordre d'una font externa, fer referència a l'estàndard a la llista mestra ajudarà a la traçabilitat.
Procés de revisió
Els documents que es revisen s'han de tenir en compte a la llista mestra. Per exemple, Política i procediments d'assegurament de la qualitat, versió B. Podeu crear el vostre propi sistema d'identificació. Algunes organitzacions utilitzen dates de revisió. Quan es revisi un procediment, també ha de revisar els formularis o instruccions que fa referència al procediment.
