Les empreses utilitzen fulls de càlcul per a diversos propòsits. Els programes poden calcular, classificar i analitzar les dades de manera que la gestió sigui més capaç d'entendre com funciona el negoci. Els fulls de càlcul es configuren en un format de quadrícula. Cada peça de dades es col·loca a la seva pròpia cel·la per tal que pugui utilitzar-se correctament. Les dades poden ser números o paraules. Les paraules s'ordenen alfabèticament i es numeren numèricament. Els nombres es calculen amb suma, resta, multiplicació i divisió. També es poden crear fórmules per fer càlculs més complicats.
Les empreses utilitzen fulls de càlcul per rastrejar empleats, producció i finances. Les dades dels empleats poden registrar i fer un seguiment de les hores extres i les absències. Es poden obtenir quantitats de producció juntament amb les hores necessàries per completar els productes. Aquestes dades d'empleats i de producció es poden combinar per analitzar la productivitat de l'empleat en funció de la quantitat de producte que s'està realitzant. La gestió pot descompondre les dades per mostrar quant producte s'està realitzant de mitjana en una hora, quants dòlars es necessita per fer el producte i quants empleats han estat utilitzats.
Els fulls de càlcul també poden ajudar a fer un seguiment de guanys i despeses reals, enfront dels imports pressuposats. Els analistes financers poden ingressar les dades del pressupost, que és el que la direcció espera gastar i guanyar en un any, en una columna d'un full de càlcul. Una columna diferent pot indicar la despesa real, de manera que es pugui comparar al costat de l'altre. Les columnes totals mostren el que es va dur a terme cada any a mesura que passen els mesos. Les sumes es poden analitzar per decidir si cal fer coses per corregir grans variacions entre el pressupost i les quantitats reals. L'usuari del full de càlcul pot crear gràfics de les dades per mostrar un exemple més visual de les despeses o d'altres seccions del full de càlcul.
Els fulls de càlcul es poden utilitzar per mostrar informació financera en forma d'extractes de resultats, estats de fluxos d'efectiu i balanços de situació. Normalment, es configuren per treure informació d'una base de dades d'informació financera o d'altres fulls de càlcul relacionats. Aquestes declaracions mostren beneficis nets, actius vs. passius i com es mou l'efectiu a l'empresa.
Bàsicament, els fulls de càlcul es poden utilitzar per fer qualsevol cosa que tingui a veure amb els càlculs i són molt útils quan cal fer càlculs múltiples alhora. El preu del producte és un exemple d'això. Una base de dades de productes pot mostrar un desglossament de tots els components i els seus preus. Si augmenta el cost d'un component, es pot canviar al full de càlcul i els càlculs i enllaços canviaran en tots els productes. Això reflectirà el nou cost de cada producte perquè la gestió pugui ajustar els preus als seus clients.
