Si us trobeu a passar hores buscant un determinat document o fitxer, potser és hora de revisar el sistema organitzatiu de la vostra oficina. Si teniu molts fitxers i carpetes, és possible que us dediqueu un temps i organitzeu-los tots. No obstant això, al final, val la pena, ja que sabreu exactament on trobar-ho tot. Si se sent aclaparat abordant tota l'oficina alhora, intenteu passar una sola àrea al dia fins que hàgiu acabat.
Articles que necessiteu
-
Safata d'entrada / sortida
-
Fitxers
-
Carpetes
-
Etiquetes
-
Presentació de gabinet / caixa de presentació
Col·loqueu una safata d'entrada i sortida en un racó del vostre escriptori. Manteniu totes les factures, avisos i altres elements sortints que s'enviaran per correu o es distribuiran a la safata de sortida. Envieu aquests articles cada dia. Col·loqueu els fitxers, documents i correu entrants a la safata d'entrada. A més, actuen diàriament o presenten aquests elements; per tant, no es convertiran en desordres.
Creeu categories per als vostres fitxers i carpetes. Aquests variaran segons el tipus de negoci. Algunes categories poden tenir etiquetes òbvies, com ara clients, informació fiscal, proveïdors i projectes futurs. Centreu-vos en classificar tots els vostres documents en aquestes grans categories.
Trenqueu les grans categories en subcategories més petites, si escau. Per exemple, si la vostra empresa té clients, creeu una carpeta per a cada client. Si els documents d'un client són massa nombrosos per encaixar en una sola carpeta, trenqueu aquesta categoria encara més. Separeu el fitxer del client en diferents carpetes per a diferents tipus de documents.
Etiqueta tots els vostres fitxers. CNN Money recomana l'etiquetatge d'arxius segons la seva probabilitat de cercar-los. Per exemple, en comptes d'etiquetar un fitxer obscur "Form 27G-28A", etiquetar-lo com a "Factures" o una categoria similar. Això facilita la cerca de documents ràpidament.
Col·loqueu tots els vostres documents en un gabinet de presentació, caixa de presentació o receptacle similar. Si teniu molts fitxers, manteniu els que utilitzeu més sovint al costat del vostre escriptori. Si us quedeu sense espai d'oficina, conserveu els fitxers que només es poden utilitzar una vegada a l'any en un compartiment d'emmagatzematge d'armari separat o en una altra habitació completament.
Manteniu una pila separada de documents designats per a la paperera a mesura que ordeneu els vostres fitxers. La retallada oportuna de documents antics i irrellevants és la clau per mantenir una oficina organitzada. Si no esteu segurs de si podeu desfer-vos d'un document, designeu una carpeta per fer-ho possible i conserveu el document que heu presentat fins que no es pugui trencar.
