Per tal de pagar als seus empleats els serveis prestats, els empresaris han d'elaborar un sistema de nòmines. A través d'aquest sistema, l'empresari realitza processos de nòmina, que s'han de fer de forma oportuna i precisa per garantir que els empleats rebin els seus xecs de pagament d'acord amb això. El tipus de sistema de nòmines utilitzat és completament l'empresari.
Nòmina manual
Es realitza manualment un sistema de nòmines manuals. Això significa que tots els càlculs salarials es realitzen en paper; Això inclou el càlcul d'hores, deduccions estatutàries (impostos) i deduccions involuntàries (beneficis de salut i pensions). Un avantatge d'utilitzar un sistema de nòmina manual és que costa molt poc utilitzar. No obstant això, requereix molt de temps i energia per fer processaments manuals de nòmina. Addicionalment, hi ha més espai per a l'error amb aquest mètode. Els xecs de pagament dels empleats i les presentacions fiscals són susceptibles d'inexactitud com a resultat. En particular, els errors de presentació d'impostos poden ser costosos a causa de sancions del govern.
Nòmina computada
Un sistema de nòmines informatitzat és quan l'empresari compra el programari de nòmina i el fa servir com a mitjà per processar la nòmina. Aquest mètode és molt més ràpid que un sistema de nòmines manual. Algunes empreses contracten un personal de nòmina interna per processar la seva nòmina a través del sistema informatitzat de nòmines. El personal de la nòmina és responsable d'ingressar tots els salaris que cal pagar al sistema. El sistema calcula els salaris, emmagatzema la informació de la nòmina i comprova la impressió. El professional de la nòmina també pot accedir als informes de nòmines que li permeten comprovar si hi ha errors i corregir-los abans que el treballador rep el seu xec de pagament. La nòmina computarizada també redueix la quantitat de paperassa que s'ha d'arxivar, ja que la major part de la informació de la nòmina es pot emmagatzemar al sistema.
Nòmina externa
Diversos empresaris prefereixen subcontractar la seva nòmina a empreses com Paychex i ADP. Aquest servei extern permet que l'empresari tingui més temps per concentrar-se en assumptes relacionats amb la nòmina no relacionats. Un servei de nòmina extern és generalment responsable de tot el processament de la nòmina de pagament dels seus clients, inclosos els ajustos de la nòmina, les presentacions fiscals i l'emissió de W2. Tot el que l'empresari ha de fer és transmetre les dades que s'han de pagar cada data de pagament a l'empresa de nòmines; per una tarifa, la companyia de nòmines assumeix les responsabilitats de la nòmina.
Elecció d'un sistema
Les empreses molt petites (menys de 10 treballadors) poden utilitzar un sistema de nòmina manual si les hores solen mantenir-se igual per període de pagament. Tanmateix, aquest sistema s'està tornant tan antiquat, moltes empreses d'aquesta mida opten per un sistema informatitzat o un servei de nòmina extern. Les empreses més grans normalment utilitzen un personal de nòmines i utilitzen un sistema intern de nòmines o utilitzen un servei de nòmina extern.
Complexitat de nòmines
La complexitat de la nòmina determinarà sovint quin tipus de sistema de nòmines requereix l'empresari. Per exemple, si hi ha processament multiestadounidense, hi ha diverses adjudicacions i ordres de suport per a infants, i les taxes de pagament i els cicles de salaris diferents, l'empresari està millor disposat a utilitzar un sistema de nòmines informatitzat amb un personal de nòmina intern o confiant la seva nòmina a un servei de nòmina externa.
