Tot i que la llei federal no obliga a un empresari a donar als empleats un cup de pagament, molts estats ho fan. Un cupó de pagament, també anomenat declaració del salari, assessorament de pagaments o resguard de pagament, dóna un desglossament de les guanys brutes de l'empleat durant el període de temps de l'informe. Mostra els seus ingressos i deduccions; aquest últim inclou els seus impostos retinguts.
Requisit estatal
Els estats que requereixen un empresari per donar als empleats un cop de pagament generalment enumeren la informació que s'hauria d'incloure. L'estat pot exigir que un empresari posi les deduccions com una quantitat total o que cobreixi cadascuna per separat. Això inclou deduccions obligatòries, com ara impostos i aportacions salarials i deduccions voluntàries, com ara la jubilació i els beneficis per a la salut.
L'estat pot exigir a l'empresari que proporcioni als empleats un cupó de pagament cada cop que se'ls paga o no, com ara el pagament mensual; o pot exigir que l'empresari concedeixi únicament als empleats pagaments mitjançant dipòsit directe. Molts empresaris donen als empleats un cop de pagament encara que la llei estatal no ho requereixi, ja que facilita que un empleat entengui com es va pagar.
Taxes estàndard
Els impostos d'un empleat retinguts durant el període de pagament poden mostrar-se al comprovant de pagament en "actual" i el total retenit de l'any es pot mostrar en "any a dia". En la majoria dels casos, els empleats paguen impostos federals sobre la renda, i impost sobre Medicare. La llei de l'Estat varia, però la majoria dels empleats estan obligats a pagar l'impost sobre la renda estatal; Alguns també paguen la ciutat i l'impost sobre la renda local. Depenent de l'empresari, tots aquests impostos poden mostrar-se individualment en el cupó de pagament o com a quantitat total.
Abreviacions
Els empresaris solen abreujar els impostos que figuren en els cupons de pagament dels empleats. Les abreviatures varien segons l'empresari, però les més freqüents inclouen FIT per l'impost sobre la renda federal, SIT per l'impost sobre la renda estatal, SS per a la Seguretat Social i Med per Medicare. La Seguretat Social apareix de vegades com OASDI perquè finança el programa d'assegurança de vellesa, supervivents i invalidesa. La Seguretat Social i Medicare de vegades es classifiquen com a impostos de FICA perquè la Llei de contribucions de l'assegurança federal autoritza la seva recaptació. L'any a l'actualitza és abreujat com a YTD.
Càlculs
L'import de la retenció de l'impost sobre la renda federal actual enumerat en un cupó de pagament es basa en l'estat i les assignacions de l'empleat (tal com es mostra en la seva forma W-4) i en les taules d'impostos retenibles de l'IRS (tal com es mostra a la Circular E de l'IRS). El 2011, la retenció de la Seguretat Social es basa en el 4,2 per cent dels ingressos fiscals de l'empleat, fins a 106.800 dòlars, i la retenció de Medicare es basa en l'1,45 per cent de tots els seus salaris tributables. L'empresari utilitza les polítiques de l'agència d'ingressos estatals per a determinar els imports per a la retenció de l'impost sobre la renda estatal, urbana i local.
