Com mantenir registres per a una petita empresa

Si teniu una petita empresa, haureu de mantenir registres per mantenir l'estat de la vostra empresa. Fins i tot si decideix no incorporar la vostra petita empresa, només té sentit mantenir registres comercials. Si alguna vegada voleu vendre la vostra empresa o fer un seguiment del que ha fet en el passat, haureu de tenir dades per fer referència. Aquí teniu la forma de mantenir registres per a una petita empresa.

Articles que necessiteu

Dos carpetes de tres anells
Pestanyes d'índex per a cada enllaç
Accés a Internet

Compreu dos carpetes de tres anells i pestanyes d'índex. Utilitzarà un enllaç per als seus registres oficials (els requerits per l'oficina del secretari d'estat per mantenir l'estat de la vostra empresa) i l'altre per als registres comercials diaris.

Recerca de quins registres s'han de mantenir a la carpeta oficial. Anar al lloc web del secretari d'estat per obtenir una llista de registres que es requereixen per llei. La majoria dels estats requereixen que es mantingui un mínim dels següents registres a la carpeta oficial: articles d'incorporació o organització, actes de reunió, resolucions, certificats i segell de l'empresa.

Determineu quins registres addicionals cal mantenir. Aquests registres es mantindran en el segon enllaç. A continuació es mostren exemples de registres que s'han de mantenir en el lligant de registres: * Registres de comptabilitat Aplicacions i permisos Contractes realitzats per l'empresa Polítiques d'assegurances en poder de l'empresa Certificats de pertinença Noms i adreces de tots els membres o accionistes i els seus interessos Noms dels oficials Acord de funcionament o estatuts i qualsevol esmena Transaccions d'accions * presentacions d'estat (com ara informes anuals)

Etiqueta les pestanyes de l'índex. Creeu pestanyes d'índex per a tots els registres que mantindreu a cada enllaçador.

Col·loqueu els registres darrere de les pestanyes d'índex corresponents. Ordeneu tota la vostra documentació i col·loqueu els registres comercials darrere de cada pestanya corresponent. Si alfabetitzeu les pestanyes de l'índex, serà més fàcil trobar els registres que necessiteu.

Decisions de negoci del document a mesura que ocorren. Creeu un rastre de paper per a cada decisió i transacció que realitzi la vostra petita empresa. Conserveu un registre per escrit de les decisions empresarials, tant amb minuts per a les reunions oficials com per a un registre no oficial de les decisions que es prenen en la gestió de l'empresa diària. Assegureu-vos de datar tots els registres.

Manteniu els registres actualitzats. La configuració dels enllaços és només el primer pas. Heu de mantenir actualitzada la informació, mantenint almenys tres anys d'acord amb membres o accionistes.

Consells

Hi ha minuts de mostra i altres registres comercials disponibles en línia. També podeu comprar plantilles genèriques de registres empresarials de diverses empreses especialitzades en la incorporació de nous negocis.