Els acords escrits són documents legals i vinculants que defineixen les obligacions de totes les parts implicades, ja sigui per a un projecte, bé o servei. Com a tal, proporcionen un registre indiscutible dels termes acordats. La llei dóna un gran pes a un acord en cas que es produeixin desacords posteriors. Un acord escrit pot protegir els vostres interessos. Hi ha molts tipus d'acords comercials, però aquests són els elements fonamentals a tenir en compte en escriure un acord.
Elements bàsics dels acords escrits
Definir l'abast del treball. Determineu què s'ha de fer i quines parts hi intervenen. Decideix quina part serà responsable de l'abast del treball (o part d'ella). Inclogui quina part determinarà si l'abast del treball s'ha completat satisfactòriament.
Establir la durada de l'acord i els terminis associats. Seleccioneu els terminis clau com quan el mateix acord finalitzi, quan es farà el treball o el bé proporcionat, i els terminis de pagament. Decideix si els terminis provisionals són adequats i determinar si són terminis estrictes o flexibles.
Determineu els diners implicats. Incloeu el cost, i si el preu és fix o variable (això es pot determinar si es tracta d'un bé o servei que s'acorda). Detalli els controls financers si el preu és variable: l'import màxim, qualsevol tipus d'aprovació per despeses grans o imprevistes, i quan i quan es requereixen els ingressos. Determineu si hi ha fons avançats en el transcurs de la transacció i si s'imposaran penes per incompliment o no. Inclou si hi ha excepcions a qualsevol de les disposicions financeres.
Establir els procediments de manteniment de registres o informes. Determineu qui o quina part és responsable del manteniment i la informació dels registres, quan sigui necessari, i si aquests registres i informes inclouran informació financera. Establir quant de temps es conserven els registres i fins a quin punt seran protegits si són confidencials o sensibles.
Definir les proteccions de la responsabilitat. Determineu qui ha de portar una assegurança de responsabilitat civil o proporcionar compensació als treballadors. Especifiqueu si es requereixen certificats d'assegurança. Decideix si incloure una clàusula d'indemnització per a una de les parts o ambdues (indemnització recíproca): això forma part d'un acord que preveu que una de les parts suporti els costos financers (directament o per reemborsament) de les pèrdues fetes per l'altra part.
Classificar els termes de resolució de conflictes. Decidiu què s'hauria de produir si es produeix un desacord i una part busca perseguir un recurs legal. Identifiqueu quina llei de l'estat regirà, si escau, i on es pot presentar una demanda. Trieu si les parts contendents de l'acord han de presentar abans la seva reclamació legal a la mediació o l'arbitratge. Incloeu si la part perdedora haurà de pagar les quotes d'advocat.
Consells
-
La claredat és primordial en els acords. Expressa clarament totes les obligacions contractuals. Aquesta claredat proporcionarà una millor seguretat a les parts implicades, la qual cosa redueix el risc de disputes i litigis.
Feu que totes les parts implicades signin l'acord i incloguin un testimoni per a cada partit. Les signatures i els testimonis ofereixen una protecció addicional, especialment quan l'acord ha de ser modificat o executat. La revisió legal és molt recomanable quan s'escriu un acord. Els advocats poden ser una despesa, però els paralegals poden ser útils. Els paralegals poden proporcionar orientació a l'hora de redactar l'acord i solen estar familiaritzats amb els diferents components que uneixen un acord.
Avís
Eviteu utilitzar termes com "materialment", "raonable", "bona fe", "millors esforços" i "relacionats". Aquests termes poden ser problemàtics en un acord ja que condueixen a l'ambigüitat. Totes les disposicions, terminis i terminis d'acord s'han de definir clarament. No inclogueu disposicions que semblin inequibles o injustes, fins i tot si són legals.
