A ningú li agrada temps d'impostos. Anem a ser reals: presentar els vostres impostos sempre és una mica estressant, fins i tot si contracteu un comptador per fer-ho per vosaltres. Per alleujar la seva ansietat fiscal, és important omplir la documentació adequada i enviar-la en el moment adequat per evitar sancions. Aquí és on entren els formularis W-2 i W-3. L'IRS té una sèrie de formularis "W", però els W-2 i W-3 estan estretament relacionats amb l'empresari. Un sempre és necessari, mentre que l'altre no ho és.
Les formes W-2 i W-3 són definitivament similars. La principal diferència rau en el receptor. Les còpies d'un formulari W-2 van des de l'empresari fins a l'empleat. Les còpies d'un formulari W-3 van d'un empresari a l'Administració de la Seguretat Social (juntament amb còpies addicionals de W-2s). Llavors, com es fixa i quina és la diferència?
Consells
-
Els empresaris utilitzen W-3 per informar els ingressos a l'Administració de la Seguretat Social si no presenten W-2s de manera electrònica.
Què és un formulari W-2?
Qualsevol que hagi estat un empleat d'una empresa ha rebut un formulari W-2. Això és com una germana del MISC-1099, que serveix als treballadors contractats. Abans de començar a treballar en una empresa nova, els empleats omplen un W-4 que detalla totes les retencions fiscals. Aquest formulari és utilitzat per un empresari per crear un W-2. Al final de l'any, un W-2 s'envia a tots els empleats, que els permet conèixer els ingressos totals de l'any i els impostos retinguts dels seus xecs de pagament. Poden utilitzar això per obtenir un reembossament en la seva Declaració d'impostos. Depenent de l'estat d'una retenció d'un empleat, és possible que hagi de pagar l'IRS al final de l'any. Això sol ser més comú amb 1099 treballadors, que no tenen impostos retinguts per endavant.
Les formes W-2 són un requisit per a tots els empleadors amb els empleats. L'IRS afirma que els empresaris han d'informar els salaris de cada empleat sempre que:
- Es va retirar l'impost sobre la renda, la Seguretat Social o els impostos de Medicare.
- Hi havia impost sobre la renda que s'hagués retingut, sempre que només reclamessin una indemnització per retenció o no hagin reclamat una exempció en el seu W-4.
Què és un formulari W-3?
Els beneficis públics són una gràcia salvadora per a aquells que queden per sota del llindar de pobresa. Al final del dia, tots els paguem, i tots tenim dret a cobrar-los en determinades circumstàncies. Per exemple, els majors de 65 anys poden cobrar la Seguretat Social sempre que hagin pagat prou al sistema. Els que estan per sota del llindar de la pobresa qualifiquen per a Medicare. L'Administració de la Seguretat Social ha de saber exactament quant estan pagant els empresaris als sistemes, i aquí és on entra un W-3.
Si sou un empleat, és possible que mai no hagi tractat un formulari W-3. Això és utilitzat estrictament pels empresaris. Al final de l'any, els ocupadors utilitzen un W-3 per informar els ingressos, els salaris de Medicare i els salaris de la Seguretat Social de tots els seus empleats. Aquest document s'envia a l'Administració de la Seguretat Social a partir de febrer. La captura és que també ha d'incloure les formes d'impostos W-2 de cada empleat. Si teniu 10 empleats, heu d'enviar 10 formularis W-2. Els totals de tots els formularis W-2 que s'hagin afegit haurien de ser iguals al que heu publicat al vostre formulari W-3.
Enviar un W-2 i W-3
Els empresaris saben que els formularis W-2 vénen amb moltes còpies, sis per ser exactes. Per tant, quin és el correcte per enviar juntament amb el vostre W-3? La còpia A s'envia a l'Administració de la Seguretat Social, és a dir, el que heu d'adjuntar al vostre W-3. Copieu B i C aneu directament als vostres empleats. Enviaran el primer a l'IRS i s'abstindran a la segona per les seves dades personals si alguna vegada s'examinen. La còpia D es registra en els vostres registres en cas que alguna vegada hagueu auditat.
Les dues còpies finals: la còpia 1 i la còpia 2 són per declaracions estatals o locals d'impostos. Aquests van al vostre empleat juntament amb Copy B i C. Els empleats obtenen dues còpies de Copy 2 perquè alguns poden haver de presentar-se en diferents estats.
Obtenir les còpies W-2 i W-3
És molt fàcil obtenir còpies dels formularis W-2 i W-3. Podeu comprar formularis ja impresos a les botigues de subministraments d'oficines o crear-los a la secció "Serveis comercials en línia" de l'Administració de la Seguretat Social. També podeu imprimir-los des del lloc web de l'IRS: només recordeu que aquests formularis han de ser escanejables. S'adhereixen als llocs web del govern per obtenir els formularis oficials. Si no es pot llegir per una màquina, hauràs de pagar multes.
Quan he de posar-los en contacte?
L'IRS comença a processar les declaracions d'impostos a finals de gener, però com més ràpid sigui l'arxiu, més ràpidament tendeix a obtenir una devolució. Hi ha certes regles quant a quan un empresari ha de presentar un W-2 i W-3 a les parts adequades.
Tant W-2 com W-3 necessiten ser enviats per correu a les properes festes abans del 31 de gener. Si no es presenten a temps, incorrerà en multes que l'IRS calcula en funció de la data de presentació de la seva presentació. Hi ha una multa de $ 50 per formulari W-2 enviat per correu electrònic dins dels 30 dies posteriors a la data de venciment (que s'afegeix si teniu molts empleats). La pena màxima és de $ 536,000 dins d'aquesta finestra. Si teniu una data de 31 dies o més, la pena es puja a 60 dòlars per tornada amb un màxim de $ 1,609,000. Si envieu per correu la vostra devolució després de l'1 d'agost, la pena s'incrementarà a $ 260 per retorn amb un màxim de $ 3,218,500. Les coses són encara pitjors si l'IRS creu que ha retirat intencionalment els formularis W-2 i W-3. En aquest cas, la multa és de 530 dòlars per tornada, i no hi ha màxima.
Els propietaris de petites empreses reben penalitzacions. Tenen una taxa més baixa, però encara oscil·len entre $ 50 i $ 530 per tornada. També podeu incórrer en penes per presentar formularis que no es poden llegir amb màquina o que tenen informació incorrecta.
Les extensions no sempre són garantides
Prèviament, gairebé qualsevol persona podria obtenir una extensió per presentar formularis tardanes W-2 i W-3. En els últims anys, aquest no és el cas. L'IRS ha marcat la regulació al capdavant. Avui, heu d'omplir una sol·licitud d'extensió, però no està garantida. Heu de tenir un motiu legítim darrere de la vostra sol·licitud d'extensió.
Si voleu presentar una extensió, heu d'emplenar el formulari IRS 8809 abans del 31 de gener. L'extensió només us proporciona 30 dies.
Presentació d'un W-2 i W-3
Les empreses només solen enviar formularis MISC-1099 si estan pagant un contractista de més de $ 600 pel seu treball. Aquest no és el cas d'un W-2, que no té requisits de presentació mínims. Tot empresari ha de presentar un W-2 per a un empleat, encara que no hagin fet prou salaris per exigir-los que presentin una declaració d'impostos.
A la inversa, els ocupadors no sempre necessiten omplir un formulari W-3. Això només és real per a la presentació de persones per correu. Si envieu per correu electrònic els formularis W-2 del vostre empleat a l'Administració de la Seguretat Social i l'IRS, no cal que envieu un W-3. La presentació en línia és un requisit per a qualsevol persona amb més de 250 empleats.
