Els comptadors treballen una varietat de dades cada dia, des de dades financeres fins quantitats d'inventari a hores de treball. Per utilitzar les dades, el personal de comptabilitat necessita una ubicació per emmagatzemar les dades. El lloc on una empresa emmagatzema les dades comptables s'anomena un sistema d'informació comptable. La majoria de les empreses incorporen tecnologia informàtica per allotjar aquests registres i permeten als usuaris accedir a aquests registres.
Dades de comptabilitat
Les dades de comptabilitat estan formades per dades financeres i no financeres. Les dades financeres proporcionen els detalls de la informació informada sobre els informes comptables, els estats financers i les sol·licituds del govern. A més dels informes, els comptadors mantenen documentació de còpia de seguretat que es pot utilitzar per verificar els números reportats. Les dades no financeres consisteixen en quantitats de vendes, volums de producció, hores laborals i descripcions d'actius. Les dades no financeres admeten els números financers reportats. Les vendes proporcionen detalls de les vendes totals. El volum de producció proporciona detalls sobre quantitats d'inventari. Les dades de l'horari laboral proporcionen informació sobre la nòmina. Les descripcions d'actius proporcionen detalls sobre la propietat i l'equip informat.
Sistema d'informació
Un sistema d'informació proporciona al magatzem per a la compilació de totes les dades necessàries en una empresa. Els sistemes d'informació necessiten una organització sòlida per permetre als usuaris accedir a la informació que necessiten sense proporcionar accés a informació confidencial més enllà de les seves necessitats. Moltes empreses compren programes de programari per gestionar les seves necessitats del sistema d'informació. Altres empreses utilitzen programadors informàtics per construir un sistema d'informació que satisfaci les seves necessitats específiques.
Sistema d'informació de comptabilitat
Un sistema d'informació comptable és un sistema d'informació dissenyat per satisfer les necessitats específiques del departament de comptabilitat. El departament de comptabilitat gestiona una varietat d'informació confidencial. Les taxes laborals per hores i els salaris anuals, juntament amb la informació del personal privat, requereixen un accés limitat dins del departament. Els preus de venda dels clients han de ser confidencials, especialment quan els clients diferents paguen tarifes diferents per a productes similars. El coneixement dels costos de fabricació ha de mantenir-se intern, per tal que els competidors intentin baix preu de l'empresa. Amb cadascun d'aquests exemples, només els empleats seleccionats necessiten accés a la informació. Un sistema d'informació comptable ha de proporcionar el mecanisme perquè els empleats seleccionats recuperin determinada informació que han de treballar però que no tenen cap informació fora del seu àmbit de responsabilitat.
Usos
A més de mantenir la confidencialitat, els sistemes d'informació comptable proporcionen als usuaris informes creats per a les seves necessitats específiques. Els sistemes d'informació de comptabilitat també permeten als usuaris descarregar la informació en fulls de càlcul. En un full de càlcul, l'usuari pot seleccionar informació específica per satisfer les seves necessitats.
