Amb moltes subseccions de comptabilitat, hi ha regles i normes difícils i ràpides quant a organització i què és i no està permès. Aquest no és el cas dels Sistemes d'Informació Comptable. Hi ha massa opinions sobre el que és un AIS i el que no és. El que distingeix l'AIS d'altres sistemes d'informació són les obligacions legals i professionals imposades a la direcció i comptadors d'una empresa.
Flux d'informació
Una de les característiques d'un AIS és el flux d'informació. Aquí s'il·lustra mitjançant l'ús d'una piràmide amb gestió a la part superior, gestió mitjana just per sota d'aquesta, gestió d'operacions per sota d'aquesta i personal d'operacions que representa la base del flux d'informació. La informació relativa al rendiment de l'empresa es redueix a tots els nivells de gestió a través del personal. La direcció superior és responsable dels accionistes o propietaris de l'empresa per la informació que reben. Contribuir a aquesta informació sobre el rendiment de l'empresa són els clients i proveïdors, amb els quals el personal d'operacions té contacte quotidià. Amb l'ús d'aquesta informació, la direcció superior filtra la informació sobre el pressupost de l'empresa i les instruccions sobre com canviar o millorar les interaccions quotidianes amb els clients i proveïdors. La informació dels proveïdors i clients es coneix com a fluxos d'informació externa. Les persones del personal a la gestió i la gestió al personal es coneixen com a fluxos d'informació interna.
Processament de transaccions
Una altra característica de l'AIS és en el processament de transaccions. Un AIS processa dos tipus diferents de transaccions. La transacció financera, que és qualsevol tipus de transacció monetària que afecti els actius o les accions d'una organització empresarial. La transacció no financera és una decisió que, tot i que no es mesura monetàriament, pot afectar la salut comptable global de l'empresa. Per exemple, si l'empresa decideix canviar de proveïdors a causa d'un augment substancial dels preus d'un proveïdor actual, l'efecte immediat no és de naturalesa financera fins que es col·loca el primer ordre.
Totes les transaccions s'incorporen al Sistema d'informació de comptes amb l'objectiu d'afectar la presa de decisions de la direcció superior. Si l'alta direcció és conscient d'un augment de costos, impostos o una possible pèrdua de clientela, es poden prendre decisions per contrarestar les conseqüències negatives de futurs esdeveniments.
Model AIS
Un model típic d'un AIS il·lustra aquestes característiques i inclou tres passos diferents en el maneig de la informació. Primer és la recollida de dades. Es considera el més important dels tres passos, com si els errors no es detectessin, el sistema podria crear resultats poc fiables. Els dos requisits principals del procés de recopilació de dades són que les dades utilitzades siguin rellevants i eficients. A la fase de recopilació de dades, cal tenir en compte la rellevància de les dades per filtrar tots els fets irrelevants del sistema. L'eficiència implica la recopilació del mateix conjunt de dades només una vegada. Si no ho fa, es generen dades redundants. El segon pas és el tractament de dades o l'intent d'organitzar les dades de manera que la direcció pugui prendre decisions pel que fa a les decisions financeres de l'empresa. Un exemple seria l'ús de dades de vendes per preveure expectatives de vendes futures. Sobre la base d'aquestes expectatives es poden prendre decisions sobre els requisits de personal. El tercer pas és la generació real d'informació que condueix a la presa de decisions. Si la decisió es basa en transaccions financeres o no financeres, la decisió pot afectar les operacions quotidianes del negoci i, possiblement, les perspectives financeres de l'empresa.
