A Com configurar un programa per a una reunió, aprendreu 5 coses que s'han d'establir per aconseguir l'èxit. Una agenda ben feta servirà per mantenir-vos en pràctica i en marxa mentre deixeu que els participants de la reunió estiguin preparats i se sentin còmodes. Els assistents a les vostres reunions us donaran les gràcies.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Correu electrònic
Establir temes: Determinar el motiu de la reunió i llistar els temes que cal debatre. Animeu-los a la pràctica a la reunió per comunicar-vos temes o articles que vulguin veure inclosos a l'agenda. Doneu un termini pel qual heu de rebre aquests suggeriments per incloure-los per a aquesta reunió concreta.
Estableix prioritats: ara que teniu la vostra llista preliminar d'elements, simplement passeu-vos un temps prioritzant-los per ordre d'importància o per dates límit. Recordeu que és possible que no tingueu temps de tocar cada element de la vostra llista, de manera que establir prioritats us ajudarà a decidir quins elements definitivament fan que aparegui a l'agenda.
Estableix presentadors: és possible que no estiguis presentant sobre cada tema o dirigeu cada discussió. De fet, un líder intel·ligent permetrà als altres assumir una part del paper de lideratge. Premi als participants per la seva actuació i mostrar-los la confiança que tenen en ells per conduir. Potser algú t'acostumés a incloure un determinat tema de l'agenda de la reunió. Preneu-vos aquesta ocasió per donar-los la possibilitat de presentar-los a la reunió. A la part inferior, incloeu a la vostra agenda qui dirigeix el debat. Assigna presentadors.
Estableix una programació: determina la durada adequada de la reunió i, a continuació, calcula el temps necessari per a cada tema individual del programa. No pretengui complir massa en una sola sessió. Sigues prudent i permeti temps extra per a cada tema. Posar-se en una habitació de maniobra. La vostra programació servirà com a disciplina per ajudar-vos a mantenir-vos enfocada i mantenir-se en marxa.
Establir coherència: en altres paraules, seguir l'ordre del dia. No afegiu ni odieu elements. No superi el temps assignat a temes específics. No t'incorporeu i presenteu quan algú més estigui inclinat a dirigir aquesta discussió particular. Una agenda només és tan eficaç com el grau de seguiment. Amb el temps, els vostres participants es veuen a respectar i esperar una agenda ben escrita.
Consells
-
Obteniu l'agenda final als participants amb el temps suficient perquè vinguin preparats i còmodes per a la reunió. Utilitzeu agendes anteriors per ajudar-vos a treballar a les agendes actuals i futures.
Avís
Assegureu-vos que planifiqueu la sala de màquines a la vostra agenda. No ofegueu la vostra reunió amb una agenda completament embolicada.
