Les agendes configuren les expectatives d'una reunió. L'ús d'una plantilla d'agenda proporciona una normalització i un format formal per a la reunió d'un director. La planificació de reunions demostra la professionalitat i la preparació necessàries per a una reunió senzilla. La distribució de la vostra agenda un dia o dos abans de la reunió permetrà als convidats preparar i anticipar les presentacions i debats de la reunió. El director sovint té horaris ocupats amb poc temps per ordenar documents complicats. Com més fàcil sigui el format de l'agenda, més fàcil serà que els directors i els assistents determinin el propòsit de la reunió, la ubicació i els temes.
Creeu l'agenda de la reunió del director en un programa de processament de textos, com ara Microsoft Word. Word és una aplicació a la qual la majoria pot accedir i proporciona diverses plantilles d'agenda de reunions descarregables que podeu utilitzar com a punt de partida. Podeu personalitzar l'agenda amb el logotip i el nom de la vostra empresa.
Introduïu el nom de la reunió, la data, l'hora, la ubicació i la informació de la trucada de conferència a la capçalera de l'ordre del dia. Presentar la informació amb claredat, a la part superior de la pàgina i centrar-se, de manera que els convidats saben clarament com i quan accedir a la reunió. També és possible que vulgueu incloure una llista de convidats i facilitadors, ja que l'espai a la pàgina permet.
Sol·liciteu els temes de l'agenda dels directors participants. Envieu un correu electrònic almenys una setmana abans de la reunió per demanar temes de l'agenda. Feu una llista dels temes de l'agenda en funció de com planeja presentar cada tema. A la plantilla, enumera cada element del programa per número a l'esquerra i el nom de la persona responsable de dirigir la discussió a la dreta del tema. Si el temps és limitat, podeu assignar marcs de temps a cada tema, llistant-los al costat del tema del programa.
Llista "Següents passos" i "Altres elements" com els seus dos últims temes del programa. Això permetrà que la vostra reunió s'emboliqui amb els elements del pla d'acció i altres temes que no es puguin incloure formalment a l'agenda.
Consells
-
Utilitzeu el mateix format de l'agenda per a les reunions posteriors del director. Els directors acostumaran a mirar el format de l'agenda i veure fàcilment els detalls i temes de la reunió. Assegureu-vos que les vostres agendes estiguin desglossades, tinguin molt espai entre línies i mostrin amb claredat el propòsit del document i el motiu de la reunió.
