Una agenda de reunions de negocis s'utilitza per comunicar assumptes importants que es tractaran en una reunió. Aquest document permet que tots els participants es preparen adequadament per als temes de la reunió.
Un programa de reunions comercials ha de respondre a certes preguntes: quina és la discussió? Per què s'ha de discutir? Qui participarà en la discussió? Qui s'encarrega de certs temes? Quant de temps es debatrà el tema a la reunió?
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Aplicació de processament de textos
Creeu un document nou amb l'Agenda de reunions com a títol i nom de fitxer. Per a la seva comoditat, podeu formatar el vostre nom d'arxiu d'aquesta manera: Reunió de l'Agenda_YYYY_MM_DD. D'aquesta manera, quan observeu les vostres carpetes, qualsevol agenda específica serà fàcil de trobar.
Introduïu la data de la reunió, el lloc i els noms de les persones que assisteixen a la reunió. Aquesta informació serà crucial, especialment en el seguiment del progrés d'un determinat tema, projecte o problema.
Creeu una taula amb 5 columnes, titulada "Agenda de reunions comercials (data de la reunió)".
Escriviu "Tema" com a títol de la primera columna. A continuació, introduïu el tema de cada reunió que es debatrà.
Clau "Objectius / objectius" com a títol de la segona columna. Indiqueu molt breument el resultat final desitjat per a cada tema durant la reunió.
Escriviu "Equip" com el títol de la tercera columna. Tingueu en compte les persones que seran responsables de presentar el tema o de parlar en nom seu. Si un tema té un líder d'equip, assegureu-vos de tenir en compte que també.
Clau "Estratègia" com a títol de la quarta columna. Indiqueu com planeja abordar el tema. Alguns exemples inclouen "brainstorming" per generar idees, "revisar" per superar un resultat o projecte seleccionat, "decisió" si cal fer una decisió o "informació" si es necessita la compartició d'informació general.
Escriviu "Temps" com el títol de la cinquena columna. Indiqueu el nombre de minuts que es concedirà cada tema per a la discussió. Això és necessari per mantenir un bon flux d'idees a la sala de reunions i per proporcionar estructura a la vostra reunió.
Deseu el document després d'introduir tota la informació coneguda a cada fila.
Consells
-
Una taula és només una forma bàsica d'organitzar els temes per a la discussió en una reunió. Podeu formatear l'agenda de la vostra reunió de manera diferent, sempre que els elements inclosos estiguin inclosos.
És important assignar el temps suficient per discutir els temes seleccionats, però no massa temps, de lo contrario, els debats solen continuar. Demana als presentadors quant de temps hauran de presentar-se sobre els seus temes.
Assegureu-vos que tothom que assisteixi a la reunió rep l'ordre del dia com a mínim un dia abans de la reunió proposada. Això donarà a tothom la possibilitat de preparar i permetre qualsevol revisió de l'ordre del dia si és necessari.
