Les transaccions de comptabilitat no es registren en efectiu, sinó amb una base de meritació. Això significa que la transacció es produeix quan es produeix, no necessàriament quan s'ha canviat l'efectiu. La recepció o el pagament de diners en efectiu pot ser una transacció separada des de quan es van vendre els productes, la compra realitzada o els salaris meritats per un empleat. Cada transacció es registra en un diari o llibre i, periòdicament, una empresa voldrà tancar aquests llibres per veure com s'està realitzant.
Comptabilitat de meritació
Un període comptable sol ser d'un mes, trimestre o any. La comptabilitat de meritació reconeix les transaccions en el període pel qual afecten ingressos o despeses. Per exemple, els materials es poden comprar en un mes però no es paguen fins al mes següent. Tanmateix, han de ser reconeguts en els primers mesos, ja que s'utilitzaran per a crear mercaderies que es vendran per obtenir ingressos. Quan es pagui, es realitzarà una operació separada.
Què és una transacció?
Una transacció és qualsevol esdeveniment que tingui lloc en un negoci i tingui un impacte en els diners. La compra de subministraments, la venda de béns i un empleat que treballa i obté un salari són exemples de transaccions comercials. Cada un d'ells necessita registrar-se en un diari adequat amb un domicili i una entrada de crèdit per la mateixa quantitat. Per fer el càrrec, generalment s'hi afegeix un compte. Per acreditar, cal eliminar-ne l'import.
El Ledger General
Un cop registrades les transaccions a les seves revistes corresponents, es registren al llibre general. És més fàcil pensar en el llibre general com un informe detallat de les transaccions diàries. Aquestes transaccions es registren en ordre cronològic.
Tancament dels llibres
Al final d'un cicle de comptabilitat, els llibres hauran de tancar per iniciar un nou cicle. S'haurien d'ajustar les entrades del diari per registrar els imports acumulats durant el període que encara no figuren i eliminar els elements diferits. Cal tancar les entrades del diari per desfer-se del llibre de comptes d'ingressos i despeses, atribuint els imports als ingressos i els guanys retinguts.
Altres raons per tancar els llibres
Quan es fan les entrades de tancament, els imports es registren en ingressos i guanys retinguts. Això ajuda a crear comptes financers per a l'empresa per mesurar el seu rendiment general. Hi ha tres tipus principals d'estats financers: el balanç, el compte de pèrdues i guanys i el detall dels fluxos d'efectiu. Una altra raó per tancar els llibres és detectar errors. La incorporació de deutes i crèdits mostrarà errors importants perquè els totals han de coincidir sempre.
